راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار همکاری تیمی؛ ۷ معیار که هر کسب‌وکار باید بداند

وقتی اعضای یک تیم برای انجام یک کار باید بین پیام‌رسان، ایمیل، فایل‌های پراکنده، تقویم و چند نرم‌افزار مختلف جابه‌جا شوند، مسئله فقط زیادشدن تعداد ابزارها نیست؛ خودِ ذات همکاری است که سخت‌تر می‌شود.

در این حالت، یک پیام ممکن است میان گفتگوها گم شود، تصمیم یک جلسه جایی ثبت نشود یا پیگیری یک کار به چند نوتیفیکیشن وابسته بماند. نرم افزار همکاری تیمی برای حل همین مسئله شکل گرفته است؛ پلتفرمی که بخش‌هایی مانند ارتباطات، مدیریت کارها، جلسات، پروژه‌ها و اطلاعات مشترک را در یک فضای کاری به هم نزدیک می‌کند.

بااین‌حال، هر نرم افزار همکاری تیمی برای هر کسب‌وکاری مناسب نیست. اندازه تیم، نوع فعالیت، شیوه همکاری، امنیت اطلاعات، هزینه و امکانات موردنیاز، همگی در انتخاب نقش دارند.

در این راهنما، ۷ معیار مهم برای انتخاب نرم افزار همکاری تیمی را بررسی می‌کنیم، نگاهی به چند ابزار شناخته‌شده خارجی و راهکارهای ایرانی خواهیم داشت و در پایان، سؤال‌هایی را مرور می‌کنیم که بهتر است پیش از انتخاب از خودمان بپرسیم.

نرم افزار همکاری تیمی چیست و چه مشکلی را حل می‌کند؟

در هر تیم، همکاری فقط به گفت‌وگو میان اعضا محدود نمی‌شود. بخشی از کار در قالب پیام و مکاتبه انجام می‌شود، بخشی به جلسه و تصمیم‌گیری مربوط است و بخش دیگری به پیگیری وظایف، پروژه‌ها، فایل‌ها و اطلاعات مشترک برمی‌گردد. وقتی هرکدام از این فعالیت‌ها در ابزار متفاوتی انجام شود، پیدا کردن اطلاعات، پیگیری کارها و حفظ ارتباط میان بخش‌های مختلف کار دشوارتر می‌شود.

نرم افزار همکاری تیمی، راهکاری برای یکپارچه‌تر کردن همین جریان کاری است. این نرم‌افزارها معمولاً مجموعه‌ای از قابلیت‌ها مانند ارتباطات تیمی، مدیریت وظایف و پروژه‌ها، برگزاری و ثبت جلسات، اشتراک‌گذاری فایل و مدیریت اطلاعات را در یک محیط کاری در اختیار اعضای تیم قرار می‌دهند.

هدف اصلی چنین ابزاری صرفاً اضافه‌کردن یک نرم‌افزار دیگر به مجموعه ابزارهای سازمان نیست؛ بلکه ایجاد محیطی است که در آن افراد، اطلاعات و جریان کار ارتباط منسجم‌تری با یکدیگر داشته باشند و اعضای تیم برای پیشبرد یک کار، کمتر میان ابزارها و محیط‌های مختلف جابه‌جا شوند.

چرا کسب‌وکارها به نرم افزار همکاری تیمی نیاز دارند؟

رنج اصلی در بسیاری از تیم‌ها، کمبود ابزار نیست؛ بلکه پراکنده‌بودن ابزارها و اطلاعات است. وقتی گفت‌وگوها در پیام‌رسان‌هایی مثل تلگرام، واتس‌اپ یا بله، فایل‌ها در پوشه‌های مختلف، تسک‌ها و وظایف در یک ابزار جداگانه و تصمیم‌های جلسه در جایی دیگر ثبت می‌شوند، بخشی از زمان تیم صرف پیدا کردن اطلاعات و هماهنگ‌کردن این بخش‌ها با یکدیگر می‌شود.

نرم افزار همکاری تیمی می‌تواند با نزدیک‌کردن این فعالیت‌ها به یکدیگر، بخشی از این پیچیدگی را کاهش دهد. مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از چنین راهکاری را می‌توان در چند مورد خلاصه کرد:

۱. دسترسی منسجم‌تر به اطلاعات

تصور کنید یکی از اعضای تیم برای پیگیری یک پروژه، باید ابتدا فایل نهایی را از یک پوشه پیدا کند، بعد برای پیدا کردن آخرین تصمیم جلسه، میان پیام‌ها جست‌وجو کند و در نهایت برای اطلاع از وضعیت کار به یکی از همکارانش پیام بدهد. وقتی اطلاعات مرتبط با کار در یک محیط مشخص در دسترس باشد، این رفت‌وآمد میان ابزارها کمتر می‌شود.

۲. هماهنگی بهتر بین اعضای تیم

در یک جلسه تصمیم گرفته می‌شود طراحی یک گزارش تا پایان هفته انجام شود. اگر این تصمیم فقط در صورت‌جلسه ثبت شود و وظیفه، مسئول و مهلت آن جداگانه مشخص نشود، پیگیری کار به یادآوری‌های بعدی وابسته خواهد بود. ارتباط میان جلسه، تصمیم و وظیفه می‌تواند این فرایند را شفاف‌تر کند.

۳. کاهش دوباره‌کاری و اتلاف زمان

گاهی یکی از اعضای تیم درباره آخرین نسخه یک فایل یا وضعیت یک کار سؤال می‌کند، در حالی که پاسخ آن قبلاً در یک پیام، ایمیل یا فایل دیگر ثبت شده است. اگر اطلاعات مرتبط در محیطی قابل دسترس باشد، نیاز به این پرس‌وجوهای تکراری و رفت‌وبرگشت‌های اضافی کمتر می‌شود.

۴. شفاف‌تر شدن روند انجام کارها

فرض کنید یک پروژه پنج تسک اصلی دارد و هرکدام از اعضای تیم، مسئولیت یکی از آن‌ها را بر عهده گرفته است. اگر وضعیت این وظایف فقط در گفتگوهای مختلف مطرح شود، مشخص نیست کدام کار انجام شده، کدام مورد در حال پیگیری است و چه کاری عقب مانده است. ثبت و پیگیری وظایف در یک محیط مشخص، تصویر روشن‌تری از روند کار به تیم می‌دهد.

۵. تداوم بهتر کار و تصمیم‌ها

در نظر بگیرید فردی که مسئول پیگیری یک پروژه بوده، چند روز در دسترس نیست. اگر اطلاعات پروژه، تصمیم‌های مهم و سوابق کار فقط در گفتگوهای شخصی یا حافظه او باقی مانده باشد، ادامه کار برای سایر اعضا دشوار می‌شود. ثبت اطلاعات و تصمیم‌ها در یک محیط مشترک، وابستگی روند کار به افراد را کمتر می‌کند. این ویژگی در روزهای دورکاری اجباری هم بیشتر به چشم می‌آید.

۷ معیار مهم برای انتخاب نرم افزار همکاری تیمی

انتخاب نرم افزار همکاری تیمی صرفاً به تعداد قابلیت‌های یک ابزار یا معروف‌بودن آن بستگی ندارد. نرم‌افزاری که برای یک تیم چندنفره مناسب است، لزوماً برای یک سازمان بزرگ با فرایندهای پیچیده انتخاب مناسبی نیست. پیش از انتخاب، بهتر است نیازهای واقعی تیم، شیوه انجام کارها و زیرساخت سازمان را در نظر بگیریم.

هنگام مقایسه گزینه‌ها، این معیارها را در نظر بگیرید:

۱. تناسب با نیازها و شیوه کاری تیم

اولین سؤال این است که تیم دقیقاً برای چه کاری به نرم افزار همکاری تیمی نیاز دارد. آیا مسئله اصلی، ارتباط میان اعضاست؟ مدیریت پروژه و وظایف؟ برگزاری جلسات؟ اشتراک‌گذاری فایل‌ها؟ یا ترکیبی از این موارد؟

برای مثال، تیمی که بیشتر روی پروژه‌های چندمرحله‌ای کار می‌کند، به قابلیت‌هایی مانند تعریف وظیفه، تعیین مسئول، مهلت انجام و پیگیری وضعیت کارها نیاز دارد؛ در حالی که برای یک تیم اداری، مدیریت مکاتبات و جلسات ممکن است اهمیت بیشتری داشته باشد.

۲. یکپارچگی قابلیت‌ها و اطلاعات

اگر برای هر بخش از کار به یک ابزار جداگانه نیاز باشد، احتمال پراکنده‌شدن اطلاعات و دشوارشدن پیگیری کارها بیشتر می‌شود. بنابراین بهتر است بررسی کنیم نرم افزار انتخابی تا چه اندازه می‌تواند فعالیت‌های مرتبط با همکاری را در یک محیط به هم متصل کند.

برای نمونه، اگر تصمیمی در یک جلسه گرفته می‌شود، بهتر است بتوان آن را به یک وظیفه مشخص تبدیل و مسئول و مهلت انجام آن را تعیین کرد؛ نه اینکه این اطلاعات در چند ابزار مختلف ثبت شوند.

۳. سهولت استفاده و پذیرش توسط کاربران

حتی کامل‌ترین نرم افزار هم زمانی ارزشمند است که اعضای تیم بتوانند به‌سادگی از آن استفاده کنند. پیچیدگی بیش از حد رابط کاربری یا نیاز به آموزش‌های طولانی ممکن است باعث شود کاربران بخشی از فعالیت‌های خود را همچنان خارج از نرم افزار انجام دهند.

در زمان بررسی یک گزینه، بهتر است تجربه کار با آن را برای کاربران واقعی سازمان در نظر بگیریم، نه فقط فهرست قابلیت‌های موجود در سایت محصول را.

۴. امنیت اطلاعات و مدیریت دسترسی‌ها

در محیط‌های کاری، همه اطلاعات برای همه افراد قابل مشاهده نیستند. اسناد سازمانی، مکاتبات، فایل‌های پروژه و اطلاعات مربوط به مشتریان ممکن است نیاز به سطح دسترسی متفاوتی داشته باشند.

به همین دلیل، امکاناتی مانند تعیین نقش و سطح دسترسی کاربران، مدیریت دسترسی به اطلاعات و سازوکارهای امنیتی نرم افزار باید متناسب با حساسیت اطلاعات سازمان بررسی شوند.

۵. امکان دسترسی و زیرساخت موردنیاز

شیوه دسترسی به نرم افزار نیز یکی از معیارهای مهم انتخاب است. اگر اعضای تیم در مکان‌های مختلف فعالیت می‌کنند یا بخشی از کار خارج از دفتر انجام می‌شود، دسترسی به محیط کاری از دستگاه‌ها و مکان‌های مختلف اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

برای مثال، مدیری که خارج از دفتر باید وضعیت یک پروژه یا یک کار مهم را بررسی کند، نباید صرفاً به دلیل دوربودن از سیستم سازمان، دسترسی خود را به اطلاعات موردنیاز از دست بدهد.

۶. مقیاس‌پذیری و امکان توسعه

نیازهای یک تیم ثابت نمی‌ماند. ممکن است سازمانی با ۲۰ کاربر شروع کند و در چند سال به چندصد کاربر برسد یا در طول زمان، واحدها و فرایندهای جدیدی به آن اضافه شوند.

بنابراین بهتر است هنگام انتخاب نرم افزار، علاوه بر نیازهای امروز، امکان توسعه تعداد کاربران، قابلیت‌ها و نحوه استفاده از نرم افزار در آینده نیز بررسی شود.

۷. هزینه، پشتیبانی و خدمات پس از استفاده

هزینه نرم افزار فقط مبلغ خرید یا اشتراک آن نیست. آموزش کاربران، راه‌اندازی، پشتیبانی و هزینه‌های زیرساختی احتمالی نیز می‌توانند بر هزینه واقعی استفاده از یک راهکار تأثیر بگذارند.

از طرف دیگر، کیفیت پشتیبانی زمانی اهمیت خود را نشان می‌دهد که سازمان با مسئله‌ای فنی یا پرسشی درباره نحوه استفاده از نرم افزار روبه‌رو شود. بنابراین بهتر است پیش از انتخاب، مدل قیمت‌گذاری، شرایط پشتیبانی، آموزش و خدمات ارائه‌شده را نیز در کنار قابلیت‌های فنی مقایسه کنیم.

یک معیار ساده برای تصمیم‌گیری

در نهایت، از خودتان بپرسید: آیا این نرم افزار قرار است همکاری تیم را ساده‌تر کند، یا فقط یک ابزار دیگر به ابزارهای فعلی ما اضافه می‌کند؟ اگر پاسخ، اولی باشد، احتمالاً در مسیر انتخاب درستی قرار گرفته‌اید.

معروف‌ترین نرم افزارهای همکاری تیمی خارجی کدام‌اند؟

بازار نرم افزارهای همکاری تیمی خارجی گسترده است و ابزارهای مختلف، نیازهای متفاوتی را هدف قرار می‌دهند. برخی بیشتر بر ارتباطات تیمی تمرکز دارند، برخی برای مدیریت پروژه و وظایف طراحی شده‌اند و بعضی دیگر مجموعه‌ای از این قابلیت‌ها را در یک محیط ارائه می‌کنند.

شناخت چند ابزار شناخته‌شده می‌تواند برای مقایسه امکانات و پیدا کردن راهکار متناسب با نیاز سازمان مفید باشد.

مهم‌ترین نرم افزارهای همکاری تیمی خارجی شامل این موارد هستند:

1-‌ Slack: تمرکز بر ارتباطات تیمی

 Slack یکی از شناخته‌شده‌ترین ابزارهای همکاری تیمی است که تمرکز اصلی آن بر پیام‌رسانی سازمانی، کانال‌های گفتگو و ارتباط میان اعضای تیم قرار دارد. تیم‌ها می‌توانند برای پروژه‌ها یا موضوعات مختلف کانال ایجاد کنند، فایل به اشتراک بگذارند و ابزارهای دیگری را نیز به محیط کاری خود متصل کنند.

نقطه قوت Slack زمانی بیشتر دیده می‌شود که نیاز اصلی تیم، ارتباط سریع و مستمر باشد. البته هرچه تعداد کانال‌ها و گفتگوها بیشتر شود، پیدا کردن اطلاعات و جدا کردن پیام‌های مهم از جریان روزمره ارتباطات می‌تواند به چالش تبدیل شود.

2- Microsoft Teams: همکاری در اکوسیستم مایکروسافت

 Microsoft Teams برای سازمان‌هایی که از Microsoft365 استفاده می‌کنند، گزینه‌ای طبیعی برای همکاری تیمی است. چت، تماس ویدئویی، جلسات، اشتراک فایل و همکاری با سایر سرویس‌های مایکروسافت در این محیط در دسترس قرار می‌گیرد.

مزیت مهم  Teams، ارتباط نزدیک با ابزارهای پرکاربرد مایکروسافت مثل  Word، Excel، PowerPoint و SharePoint است. در مقابل، برای تیم‌هایی که به اکوسیستم مایکروسافت وابسته نیستند، گستردگی امکانات و ساختار آن ممکن است به تنظیمات و یادگیری بیشتری نیاز داشته باشد.

3-‌ Trello: همکاری تیمی با تمرکز بر بردهای کانبان

Trello  رویکرد ساده‌تری دارد. کارها در قالب کارت‌هایی روی بُرد قرار می‌گیرند و اعضای تیم می‌توانند وضعیت آن‌ها را بین ستون‌هایی مثل «Doing»، «Done» و «In Progress» جابه‌جا کنند.

این مدل برای پروژه‌های ساده و تیم‌هایی که به یک نمای بصری از کارها نیاز دارند بسیار قابل‌فهم است. اما با پیچیده‌تر شدن پروژه‌ها و افزایش تعداد وابستگی‌ها، ممکن است امکانات یک برد ساده برای مدیریت همه ابعاد کار کافی نباشد.

4-Asana: مدیریت کار و پروژه برای تیم‌های پیچیده‌تر

Asana  بیشتر بر مدیریت کار، پروژه و اهداف تیمی تمرکز دارد. امکان مشاهده پروژه‌ها در قالب‌های مختلف، تعریف وظایف و وابستگی‌ها و پیگیری پیشرفت، آن را به گزینه‌ای جدی برای تیم‌هایی تبدیل کرده که ساختار پروژه‌هایشان پیچیده‌تر است.

در مقابل، گستردگی قابلیت‌ها می‌تواند برای تیم‌های کوچک یا کاربرانی که به امکانات زیادی نیاز ندارند، فرایند راه‌اندازی و استفاده را پیچیده‌تر کند.

5-Monday.com: انعطاف‌پذیری در مدیریت کار

 monday.com یکی دیگر از ابزارهای شناخته‌شده در این حوزه است که امکان ساخت محیط‌های کاری سفارشی، مدیریت پروژه، وظایف، داشبورد و گردش‌های کاری را فراهم می‌کند.

ویژگی مهم Monday.com، انعطاف‌پذیری بالا است؛ اما همین انعطاف‌پذیری می‌تواند به این معنا باشد که سازمان برای طراحی محیط مناسب خود، به زمان و تنظیمات بیشتری نیاز داشته باشد.

6- Clickup: تلاش برای جمع کردن ابزارهای مختلف در یک محیط

 ClickUp با رویکردی گسترده‌تر، امکاناتی مانند مدیریت وظایف و پروژه، مستندات، اهداف و ارتباطات تیمی را در یک محیط ارائه می‌کند.

ایده اصلی ClickUp این است که تیم بتواند بخش بیشتری از کارهای روزمره خود را در یک فضای واحد انجام دهد. در عین حال، تعداد زیاد قابلیت‌ها باعث می‌شود سادگی تجربه کاربری و نحوه پیکربندی محیط برای بعضی تیم‌ها به یک عامل مهم در انتخاب تبدیل شود.

7-‌ Basecamp؛ سادگی به‌عنوان رویکرد اصلی

Basecamp از قدیمی‌ترین ابزارهای این حوزه است و از سال ۲۰۰۴ فعالیت می‌کند. این پلتفرم برخلاف بسیاری از ابزارهای جدید، همچنان روی سادگی و محدود نگه‌داشتن امکانات تأکید دارد.

 Basecamp امکاناتی مانند مدیریت کارها، گفت‌وگوی تیمی، اشتراک فایل، برنامه‌ریزی پروژه و قابلیت‌هایی برای پیگیری پیشرفت کارها ارائه می‌کند. یکی از ویژگی‌های شناخته‌شده آن نیز Hill Charts  است که برای نمایش وضعیت پیشرفت پروژه‌ها استفاده می‌شود.

مقایسه کوتاه نرم افزارهای همکاری تیمی خارجی

برای کاربران ایرانی، علاوه بر قابلیت‌های نرم افزار، عواملی مانند دسترسی پایدار، شیوه پرداخت، پشتیبانی و میزان تناسب راهکار با فرایندهای سازمانی نیز می‌تواند در تصمیم‌گیری مؤثر باشد. به همین دلیل، در کنار گزینه‌های خارجی، بررسی راهکارهای ایرانی نیز می‌تواند برای بسیاری از سازمان‌ها منطقی باشد.

آوات؛ بهترین نرم افزار همکاری تیمی ابری برای تیم‌‎‌های ایرانی

آوات، محصول شرکت چارگون، یک بستر ابری برای همکاری تیمی و اتوماسیون اداری است که بخش‌هایی از ارتباطات و فرایندهای کاری سازمان را در یک محیط واحد در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

در آوات، قابلیت‌هایی مانند نرم‌افزار مکاتبات اداری، جلسات، مدیریت کارها و پروژه‌ها، مستندات و فایل‌ها و چت سازمانی در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند. این ساختار به سازمان‌ها کمک می‌کند بخش‌های مختلف همکاری تیمی را در محیط‌های جداگانه دنبال نکنند و ارتباط میان اطلاعات، افراد و جریان کار منسجم‌تر شود.

یکی از ویژگی‌های آوات، ابری بودن آن است. سازمان برای استفاده از این بستر به راه‌اندازی و نگهداری زیرساخت سخت‌افزاری اختصاصی در محل خود نیاز ندارد و کاربران می‌توانند از طریق اینترنت به محیط کاری دسترسی داشته باشند.

از طرف دیگر، آوات صرفاً برای گفت‌وگوی تیمی یا مدیریت پروژه طراحی نشده است. برای سازمان‌هایی که علاوه بر همکاری روزمره تیم‌ها، با مکاتبات اداری، جلسات، مستندات و فرایندهای سازمانی سروکار دارند، قرارگرفتن این قابلیت‌ها در یک محیط مشترک می‌تواند یکی از معیارهای مهم انتخاب باشد.

در انتخاب آوات نیز مانند هر نرم افزار همکاری تیمی دیگری، بهتر است نیازهای واقعی سازمان، تعداد کاربران، نوع فرایندهای کاری، سطح دسترسی موردنیاز و امکانات مورد استفاده بررسی شود. بنابراین آوات را می‌توان به‌عنوان یکی از گزینه‌های ایرانی برای سازمان‌هایی در نظر گرفت که به دنبال یک بستر ابری برای ترکیب همکاری تیمی و اتوماسیون اداری هستند.

چرا آوات می‌تواند گزینه‌ای برای تیم‌های ایرانی باشد؟

برای انتخاب نرم افزار همکاری تیمی، قابلیت‌ها تنها معیار تصمیم‌گیری نیستند. تجربه کاربری، سهولت راه‌اندازی، دسترسی، پشتیبانی و تناسب ابزار با نیازهای سازمان نیز اهمیت دارند. آوات به‌عنوان یک راهکار ابری، این ویژگی‌ها را در کنار هم ارائه می‌کند:

در نهایت، انتخاب میان نرم افزارهای همکاری تیمی خارجی و ایرانی به نیاز سازمان بستگی دارد. اما اگر مسئله فقط گفت‌وگوی تیمی یا مدیریت پروژه نباشد و سازمان بخواهد ارتباطات، مکاتبات، کارها، جلسات و اطلاعات خود را در یک فضای کاری مشترک مدیریت کند، آوات می‌تواند یکی از گزینه‌هایی باشد که ارزش بررسی دارد.

نرم افزار مدیریت تیم برای کسب‌وکارهای کوچک چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

کسب‌وکارهای کوچک مثل استارتاپ‌ها و شرکت‌های نوپا معمولاً با محدودیت‌هایی مانند تعداد نیروی کمتر، بودجه محدودتر و نیاز به انجام چند فعالیت توسط یک تیم محدودتر روبه‌رو هستند. به همین دلیل، نرم افزاری که برای یک سازمان بزرگ طراحی شده، لزوماً بهترین انتخاب برای یک تیم کوچک نیست.

برای چنین تیم‌هایی، سادگی استفاده، هزینه متناسب، دسترسی آسان و پوشش نیازهای اصلی اهمیت زیادی دارد. نرم افزار مدیریت تیم باید بتواند بدون ایجاد پیچیدگی جدید، بخشی از کارهای روزمره مانند تعیین وظایف، پیگیری پروژه‌ها، هماهنگی جلسات و اشتراک‌گذاری اطلاعات را ساده‌تر کند.

برای مثال، در یک تیم ۱۰ نفره ممکن است یک نفر هم‌زمان مسئول چند پروژه باشد و اعضای تیم نیز روی چند کار مختلف همکاری کنند. اگر وضعیت هر کار فقط در پیام‌های پراکنده یا فایل‌های جداگانه ثبت شود، پیگیری مسئولیت‌ها و مهلت انجام کارها دشوار خواهد شد. یک ابزار مناسب می‌تواند وظایف، مسئول هر کار، زمان‌بندی و وضعیت پیشرفت را در یک محیط مشخص در اختیار تیم قرار دهد.

در انتخاب نرم افزار مدیریت تیم برای کسب‌وکارهای کوچک، چند ویژگی اهمیت بیشتری دارد:

• راه‌اندازی و استفاده ساده: کاربران نباید برای انجام کارهای روزمره با فرایندهای پیچیده مواجه شوند.
• امکان مدیریت وظایف و پروژه‌ها: تعریف کار، تعیین مسئول، مهلت انجام و پیگیری وضعیت باید به‌سادگی امکان‌پذیر باشد.
• ارتباط و همکاری در یک محیط مشترک: اعضای تیم بتوانند درباره کارها گفت‌وگو کنند و اطلاعات مرتبط را در همان محیط دنبال کنند.
• دسترسی از دستگاه‌های مختلف: به‌خصوص برای تیم‌هایی که بخشی از فعالیت آن‌ها خارج از دفتر(الگوهای هیبریدی) انجام می‌شود.
• هزینه متناسب با اندازه تیم: مدل قیمت‌گذاری باید با تعداد کاربران و میزان استفاده سازمان تناسب داشته باشد.
• امکان توسعه در آینده: با رشد تیم، نرم افزار نیز باید بتواند نیازهای جدید و تعداد کاربران بیشتر را پوشش دهد.

نرم افزار همکاری تیمی یا ابزارهای جداگانه؛ کدام انتخاب بهتری است؟

استفاده از چند ابزار مختلف برای انجام کارهای روزمره لزوماً انتخاب اشتباهی نیست. یک تیم ممکن است برای ارتباطات، مدیریت پروژه، ذخیره فایل‌ها یا برگزاری جلسات از ابزارهای متفاوتی استفاده کند. مسئله زمانی ایجاد می‌شود که اطلاعات و جریان کار میان این ابزارها از هم جدا بماند.

برای مثال، ممکن است یک کار در پیام‌رسان مطرح شود، فایل مربوط به آن در فضای دیگری قرار بگیرد، تصمیم نهایی در یک جلسه گرفته شود و پیگیری آن در ابزار دیگری انجام شود. در این حالت، اعضای تیم برای دنبال‌کردن یک کار واحد باید میان چند محیط جابه‌جا شوند.

در مقابل، نرم افزار همکاری تیمی تلاش می‌کند بخشی از این فعالیت‌ها را در یک محیط کاری مشترک کنار هم قرار دهد. تفاوت این دو رویکرد را می‌توان به‌صورت زیر خلاصه کرد:

بنابراین انتخاب میان این دو رویکرد به شرایط هر سازمان بستگی دارد. اگر یک تیم نیازهای محدودی دارد و ابزارهای فعلی خود را به‌خوبی مدیریت می‌کند، لزوماً نیازی به جایگزین‌کردن همه آن‌ها با یک نرم افزار واحد نیست.

اما اگر اعضای تیم برای انجام یک کار مرتباً میان چند ابزار جابه‌جا می‌شوند، پیدا کردن اطلاعات دشوار است یا ارتباط میان تصمیم‌ها، وظایف و پروژه‌ها از دست می‌رود، یک نرم افزار همکاری تیمی یکپارچه می‌تواند گزینه مناسب‌تری باشد.

در واقع، هدف از انتخاب نرم افزار همکاری تیمی، کم‌کردن تعداد ابزارها به هر قیمت نیست؛ بلکه ایجاد مسیر ساده‌تر و منسجم‌تری برای انجام کارهاست.

نرم افزار همکاری تیمی ابری چه مزیتی دارد؟

ابری بودن نرم افزار همکاری تیمی فقط به محل نصب نرم افزار مربوط نمی‌شود؛ بلکه روی نحوه دسترسی، نگهداری و مدیریت آن نیز تأثیر دارد. در راهکارهای ابری، زیرساخت اصلی سرویس توسط ارائه‌دهنده مدیریت می‌شود و سازمان از طریق اینترنت به محیط کاری خود دسترسی پیدا می‌کند.

مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم افزار همکاری تیمی ابری عبارت‌اند از:

• دسترسی از مکان‌های مختلف: اعضای تیم می‌توانند بدون وابستگی به محل استقرار سرور سازمان، به محیط کاری خود دسترسی داشته باشند.
• کاهش نیاز به زیرساخت داخلی: سازمان برای استفاده از نرم افزار، نیاز کمتری به خرید، راه‌اندازی و نگهداری سرور اختصاصی خواهد داشت.
• مدیریت و به‌روزرسانی ساده‌تر: نگهداری زیرساخت و به‌روزرسانی نرم افزار توسط ارائه‌دهنده سرویس انجام می‌شود و تیم فناوری اطلاعات سازمان درگیر بخشی از این فرایندها نخواهد بود.
• امکان همکاری در شرایط مختلف کاری: کارکنان یک سازمان می‌توانند در دفتر، شعبه‌های مختلف یا خارج از محل کار، به محیط کاری مشترک دسترسی داشته باشند.
• امکان توسعه متناسب با نیاز سازمان: در بسیاری از سرویس‌های ابری، اضافه‌کردن کاربران و توسعه استفاده از سرویس بدون نیاز به توسعه متناسب زیرساخت سخت‌افزاری داخلی امکان‌پذیر است.

ابری بودن به‌تنهایی به معنای مناسب‌بودن یک نرم افزار نیست. پیش از انتخاب باید موضوعاتی مانند امنیت اطلاعات، محل نگهداری داده‌ها، سطح دسترسی کاربران، پشتیبان‌گیری، پایداری سرویس و کیفیت پشتیبانی نیز بررسی شود.

در نتیجه، برای سازمان‌هایی که به دنبال دسترسی آسان‌تر، کاهش درگیری با زیرساخت فنی و امکان استفاده از محیط کاری در مکان‌های مختلف هستند، نرم افزار همکاری تیمی ابری می‌تواند گزینه‌ای قابل بررسی باشد.

قبل از انتخاب نرم افزار همکاری تیمی این ۷ سؤال را از خودتان بپرسید

پیش از انتخاب یک نرم افزار همکاری تیمی، بهتر است به‌جای مقایسه طولانی فهرست قابلیت‌ها، ابتدا نیازهای واقعی سازمان را مشخص کنیم. پاسخ به این ۷ سؤال می‌تواند مسیر انتخاب را روشن‌تر کند:

۱. مسئله اصلی که می‌خواهیم حل کنیم چیست؟
آیا مشکل اصلی پراکندگی اطلاعات است، دشواری پیگیری وظایف، هماهنگی تیم‌ها یا ارتباطات کاری؟ نرم افزار باید در درجه اول به مسئله‌ای پاسخ دهد که بیشترین تأثیر را بر کار روزمره دارد.

۲. چه کسانی و چند نفر قرار است از نرم افزار استفاده کنند؟
تعداد کاربران و نوع فعالیت آن‌ها می‌تواند روی انتخاب امکانات، مدل قیمت‌گذاری و نحوه استقرار نرم افزار تأثیر بگذارد.

۳. کدام قابلیت‌ها واقعاً برای ما ضروری‌اند؟

پیش از انتخاب مشخص کنید به چه امکاناتی نیاز دارید؛ برای مثال مدیریت پروژه، وظایف، جلسات، مکاتبات، فایل‌ها یا نرم افزار چت سازمانی. امکاناتی که هیچ‌وقت استفاده نمی‌شوند، لزوماً ارزش بیشتری ایجاد نمی‌کنند.

۴. اطلاعات و دسترسی‌ها چگونه مدیریت می‌شوند؟

سطح دسترسی کاربران، امنیت اطلاعات، پشتیبان‌گیری و نحوه نگهداری داده‌ها باید متناسب با حساسیت اطلاعات سازمان بررسی شود.

۵. استفاده از نرم افزار چقدر برای کاربران ساده است؟

اگر کاربران نتوانند به‌سادگی با ابزار کار کنند، بخشی از فعالیت‌ها احتمالاً دوباره به پیام‌رسان‌ها، فایل‌های شخصی یا روش‌های قبلی برمی‌گردد.

۶. نرم افزار با رشد سازمان چه وضعیتی خواهد داشت؟

بررسی کنید با افزایش تعداد کاربران یا اضافه‌شدن تیم‌ها و فرایندهای جدید، آیا نرم افزار همچنان می‌تواند نیازهای سازمان را پوشش دهد.

۷. هزینه واقعی استفاده از نرم افزار چقدر است؟

فقط قیمت اشتراک یا خرید نرم افزار را مقایسه نکنید. هزینه راه‌اندازی، زیرساخت، آموزش، پشتیبانی و نگهداری را نیز در نظر بگیرید.

جمع‌بندی؛ نرم افزار همکاری تیمی را چگونه انتخاب کنیم؟

نرم افزار همکاری تیمی زمانی می‌تواند برای یک سازمان ارزش ایجاد کند که با شیوه واقعی انجام کارها هماهنگ باشد. هدف از انتخاب چنین ابزاری، صرفاً اضافه‌کردن یک نرم افزار جدید یا کاهش تعداد ابزارهای مورد استفاده نیست؛ بلکه باید بتواند ارتباطات، اطلاعات و جریان کار را برای اعضای تیم منسجم‌تر و قابل پیگیری‌تر کند.

در انتخاب نرم افزار همکاری تیمی، بهتر است ابتدا نیازهای سازمان و مسائل موجود را مشخص کنیم و بعد معیارهایی مانند قابلیت‌ها، سهولت استفاده، امنیت، دسترسی، مقیاس‌پذیری، هزینه و پشتیبانی را بررسی کنیم. برای بعضی تیم‌ها یک ابزار تخصصی مدیریت پروژه کافی است و برای بعضی سازمان‌ها، استفاده از یک بستر یکپارچه که همکاری تیمی و فرایندهای اداری را در کنار هم قرار دهد، انتخاب مناسب‌تری خواهد بود.

در این میان، راهکارهای ابری نیز می‌توانند برای سازمان‌هایی که به دسترسی آسان‌تر و کاهش نیاز به زیرساخت داخلی نیاز دارند، گزینه قابل بررسی باشند. در نهایت، انتخاب درست زمانی اتفاق می‌افتد که نرم افزار انتخاب‌شده نه فقط روی کاغذ، بلکه در کار روزمره اعضای تیم نیز بتواند مسئله‌ای واقعی را حل کند.

آوات Awat نیز به‌عنوان یک بستر ابری برای همکاری تیمی و اتوماسیون اداری، یکی از گزینه‌هایی است که سازمان‌ها می‌توانند متناسب با نیازها و فرایندهای کاری خود بررسی کنند.