هزینه‌های ارتباطی کسب‌وکار خود را با مرکز تلفن ابری مدیریت کنید

شاید تاکنون نام مرکز تلفن ابری را شنیده باشید. این سیستم تلفنی، به‌جای تکیه بر تجهیزات پیچیده و پرهزینه، تنها با اتصال به اینترنت و در فضای ابری کار می‌کند. شرکت‌ها با راه‌اندازی آن می‌توانند تماس‌های خود را سریع‌تر، ساده‌تر و با هزینه‌ای کمتر مدیریت کنند. در ادامه بررسی می‌کنیم چگونه این فناوری، هم‌زمان باعث کاهش هزینه‌های زیرساختی و بهبود کیفیت ارتباط با مشتریان می‌شود.

مدیریت نادرست تماس‌های سازمانی چه پیامدی دارد؟

در نگاه اول، ممکن است سیستم تلفنی یک شرکت فقط ابزاری برای برقراری تماس به نظر برسد. اما اگر دقیق‌تر نگاه کنیم، همین سیستم ساده می‌تواند مجموعه‌ای از هزینه‌های آشکار و پنهان را به کسب‌وکار تحمیل کند؛ از خرید تجهیزات و نگهداری آن‌ها گرفته تا وقت‌هایی که تماس‌ها از دست می‌روند یا به‌درستی مدیریت نمی‌شوند. بعضی از این هزینه‌ها اغلب نادیده گرفته می‌شوند، اما در بلندمدت می‌توانند فشار مالی قابل‌توجهی ایجاد کنند. در ادامه بررسی می‌کنیم که دقیقاً منظور از هزینه‌های مرکز تماس چیست و چطور می‌توان آن‌ها را به حداقل رساند.

۱. هزینه تجهیزات سخت‌افزاری که پایانی ندارند

در سیستم‌های سنتی، راه‌اندازی مرکز تماس با خرید تجهیزات فیزیکی مثل سانترال، تلفن، کابل‌کشی و سرور شروع می‌شود و با توسعه شرکت، این هزینه‌ها ادامه پیدا می‌کنند. امروزه سیستمی به نام مرکز تلفن ابری این نیاز را حذف می‌کند. با این سرویس، می‌توانید تمامی فرایندهای ارتباطی را روی بستر اینترنت و با استفاده از پنل مدیریتی تحت‌وب انجام دهید.

برای این کار شما از طریق یک دستگاه متصل به اینترنت (مانند تلفن همراه یا لپ‌تاپ) تماس‌های کاری خود را برقرار و مدیریت می‌کنید. این یعنی کاهش چشمگیر هزینه‌های اولیه و حذف دردسرهای مربوط به توسعه زیرساخت.

۲. هزینه نگهداری و اختلال‌های ناگهانی

خرابی، قطعی برق یا نیاز به بروزرسانی در سیستم‌های سنتی، هم هزینه دارد و هم برای مدت هرچند کوتاه بهره‌وری را پایین می‌آورد.

در مدل ابری، همه‌چیز توسط ارائه‌دهنده مدیریت می‌شود؛ از تضمین پایداری تماس‌ها تا نگهداری سرورها، بدون نیاز به دخالت تیم داخلی. این یعنی صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع انسانی.

3. هزینه پنهان تماس‌های از دست‌رفته؛ فرصتی که جبران نمی‌شود

هزینه‌های یک سیستم تلفنی فقط محدود به خرید و نگهداری از تجهیزات نیست. تماس‌هایی که پاسخ داده نمی‌شوند یا از دست می‌روند، می‌توانند فرصت‌های فروش یا رضایت مشتری را از بین ببرند. این همان هزینه پنهانی می‌باشد که کسب‌وکارها شاید حتی متوجه نشوند، اما در حال پرداخت آن هستند. در سیستم‌های سنتی، نبود قابلیت‌هایی مثل صف تماس یا گزارش‌گیری، این مشکل را تشدید می‌کند.

مرکز تلفن ابری با ابزارهایی مثل منشی گویا (IVR)، صف تماس و گزارش‌گیری لحظه‌ای، به شما امکان می‌دهد بتوانید تماس‌های ورودی و خروجی را به بهترین نحو ممکن مدیریت کنید. 

نتیجه چیست؟ عملکرد حرفه‌ای‌تر، مشتری راضی‌تر و فروش بیشتر.

مرکز تلفن ابری چگونه راه‌اندازی می‌شود؟

برای راه‌اندازی مرکز تلفن ابری فقط به یک خط  تلفن ثابت اینترنتی نیاز دارید. برای تأمین این خط، دو مسیر اصلی پیش روی شماست:

مسیر اول: دریافت خط تلفن اینترنتی از یک ارائه‌دهنده معتبر

در این روش، شما مستقیماً از یک ارائه‌دهنده خدمات VoIP مانند نواتل، یک شماره تلفن ثابت اینترنتی دریافت می‌کنید. سپس یک پنل اختصاصی در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید بر اساس تعداد کاربران و سناریوهای مدنظرتان، تنظیمات آن را انجام دهید.

توجه داشته باشید که شرکت نواتل علاوه بر پنل مدیریتی تحت‌وب، یک اپلیکیشن اختصاصی نیز ارائه می‌دهد. این اپلیکیشن در نسخه‌های مختلف اندروید، IOS و ویندوز قابل استفاده است تا شما بتوانید به راحتی و بدون محدودیت ارتباط با مشتریان را مدیریت کنید.

مسیر دوم: تبدیل خط تلفن ثابت فعلی سازمان به خط اینترنتی

اگر سازمان شما از قبل شماره تلفن ثابتی دارد که روی آن سرمایه‌گذاری کرده‌اید یا مشتریان آن را حفظ کرده‌اند، نیازی به خرید خط جدید نیست. با استفاده از سرویس متاما (مرکز تماس ابری مخابرات ایران)، می‌توانید همان خط را به بستر VoIP منتقل کنید و بدون تغییر شماره، مرکز تلفن ابری را فعال کنید. این روش مخصوص سازمان‌هایی است که می‌خواهند با استفاده از شماره ثابت خود، از امکانات مرکز تلفن ابری پیشرفته استفاده کنند.

در نهایت، تفاوتی ندارد از کدام روش استفاده کنید. با یک خط تلفن اینترنتی، شما به‌تمامی قابلیت‌های یک مرکز تلفن ابری پیشرفته دسترسی دارید؛ از صف تماس، پاسخ‌گوی خودکار و ضبط مکالمات گرفته تا داشبوردهای مدیریتی، گزارش‌گیری بلادرنگ و اتصال به CRM. در واقع، انتخاب بین این دو مسیر، بیشتر به ساختار فعلی سازمان شما بستگی دارد. نه به انتظارات شما از امکانات فنی سرویس.

اگر در رابطه با نحوه راه‌اندازی و استفاده از مرکز تلفن ابری نیاز به مشاوره دارید، به وب‌سایت نواتل مراجعه کنید و از مشاوره تخصصی کارشناسان این مجموعه بهره‌مند شوید.