براساس این دستورالعمل و در راستای اهتمام به رفاه و تسهیل برخورداری اعضای هیئت علمی و غیرهیئت علمی دانشگاه و خانواده‌های محترم آنان از امکانات اقامتی - رفاهی واحدها و مراکز آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی در تعطیلات نوروزی سال ۱۳۹۸، واحدها و مراکز آموزشی موظفند با بکارگیری حداکثر توان و ظرفیت و با برنامه ریزی مناسب نسبت به تشکیل ستاد اسکان نوروزی تحت نظارت مستقیم رؤسا و معاونان توسعه مدیریت و منابع اقدام کنند.
در این دستورالعمل تأکید شده تمام واحدها مکلفند با هماهنگی هیئت امنای استانی و نظارت مستقیم دبیر کمیته بیمه و رفاه استان متبوع خود نسبت به تشکیل ستاد اسکان نوروزی از تاریخ ۹۷/۱۲/۲۵ تا ۹۸/۱/۱۶ به صورت شبانه‌روزی اقدام کرده و گزارش عملکرد خود را تا تاریخ ۹۸/۱/۱۷ از طریق دبیرخانه هیئت امنای استان مربوطه (دبیران کمیته بیمه و رفاه استان)، به اداره کل امور اداری و منابع انسانی دانشگاه اعلام کنند.
براساس بند‌های این دستورالعمل، هرگونه پذیرش و رزرو اماکن اقامتی واحدها صرفاً براساس معرفی‌نامه از واحد‌های مبدأ و با اولویت تاریخ وصول آن مورد تأکید است. از رؤسا و معاونان توسعه مدیریت و منابع و دبیران کمیته بیمه و رفاه انتظار می‌رود از رزرو محل اقامت بدون معرفی‌نامه و خارج از ضوابط و مقررات پرهیز کنند. بدیهی است در صورت وصول شکایات و صحت و سقم موضوع، پس از بررسی و ارزیابی، برابر مقررات و آیین‌نامه‌های مربوطه اقدام خواهد شد.
همچنین به منظور برنامه‌ریزی واحد‌های مقصد در پذیرش میهمانان، زمان دریافت تقاضای اسکان از تاریخ ابلاغ بخشنامه است و همکاران جهت رزرو و تماس با دبیران کمیته بیمه و رفاه فقط در ساعت اداری اقدام کنند.
به منظور نظارت، راهنمایی و رفع اشکالات احتمالی، ستاد مرکزی اسکان نوروزی در سازمان مرکزی در اداره کل امور اداری و منابع انسانی با شماره تماس ۱۴-۰۲۱۴۷۹۱۶۳۱۱ دایر است.
در این دستورالعمل آمده است: با توجه به کثرت متقاضیان و محدودیت ظرفیت اماکن رفاهی و اقامتی واحدها و جهت انتفاع عموم همکاران و خانواده‌های ارجمند ایشان، حداکثر مدت زمان استفاده از اماکن اقامتی واحدها و مراکز دانشگاهی سراسر کشور برای همکاران ۳ شب و ۴ روز تعیین می‌شود. تنها کارکنان و منسوبین آن‌ها مجاز به استفاده از اماکن اقامتی دانشگاه خواهند بود.
همچنین واحدها و مراکز آموزشی موظفند در تمامی اماکن اقامتی و رفاهی اعم از مجتمع رفاهی، میهمانسرا، استادسرا، سوئیت، آپارتمان، خوابگاه و سایر فضا‌های مشابه، ضمن تأمین فضای مطلوب و مناسب، کلیه نکات بهداشتی و ایمنی را فراهم کنند.
در این دستورالعمل تأکید شده، مسئولان محترم واحدها به محض وصول بخشنامه نسبت به بازبینی و رفع عیوب احتمالی کلیه سیستم‌های تأسیساتی اماکن رفاهی واحد متبوع خود اعم از گرمایشی و سرمایشی اقدام کرده و نسبت به رفع نواقص و کمبود‌ها اعم از یخچال، تلویزیون، فرش، پتو و ملحفه و سایر وسایل و ملزومات رفاهی آن اقدام کنند.
گفتنی است؛ هزینه اقامت به ازای هرشب اقامت در میهمانسرا، سوئیت، آپارتمان برای هر خانواده ۵ نفره مبلغ ۶۰۰ هزار ریال و استادسرا، خوابگاه و سایر فضا‌های آموزشی ۳۰۰ هزار ریال تعیین شده است. اخذ هرگونه وجه مازاد بر مبلغ مقرر شده، ممنوع است. به ازای هر نفر مازاد بر ۵ نفر، مبلغ ۱۲۰ هزار ریال تا سقف حداکثر ۱۰ نفر بلامانع است. هزینه اقامت پس از تایید ثبت‌نام صرفاً به حساب اعلام شده توسط واحد مقصد واریز شده و از دریافت وجه نقد جداً خودداری شود.
براساس این دستورالعمل؛ کارکنان و اعضای هیأت علمی ایثارگر شاغل در دانشگاه در صورت حضور و ارائه کارت ایثارگری، مشمول ۵۰ درصد تخفیف در بهره‌مندی از اماکن اقامتی هستند.
واحد‌های مستقر در شهر تهران و یا سایر واحدها و مراکزی که فاقد اماکن اقامتی و رفاهی هستند، موظف به تجهیز محلی از ساختمان اداری یا کلاس‌های آموزشی با رعایت شرایط بهداشتی و ایمنی جهت اقامت موقت میهمانان نوروزی هستند. همچنین در راستای حفظ کرامت دانشگاه و شأن و منزلت همکاران گرامی و پرهیز از ایجاد هرگونه وهن و سوء‌تفاهم، رؤسای واحد‌های دانشگاهی پرمخاطب نسبت به پذیرش حداکثری میهمانان اقدام کنند.
در این دستورالعمل تأکید شده واحدها مکلفند به محض وصول بخشنامه، مفاد آن و فهرست دبیران کمیته بیمه و رفاه را به نحو شایسته به همکاران اطلاع‌رسانی نمایند. دبیران کمیته بیمه و رفاه نیز موظفند با درج کروکی محل اسکان در سایت واحد، موقعیت موقعیت دقیق ستاد اسکان را برای میهمانان مشخص کنند. دبیران محترم هیئت امنای استان‌ها موظفند به نحو مقتضی نسبت به ارزیابی ستاد اسکان نوروزی مستقر در سطح استان تحت پوشش، اقدام و نتیجه را به اداره کل امور اداری و منابع انسانی دانشگاه جهت رتبه‌بندی ارسال کنند.
معرفی واحد‌های برتر در هر استان از نظر نحوه ارائه خدمات مطلوب، نحوه برخورد و تعداد پذیرش میهمانان ستاد اسکان نوروزی در سال ۱۳۹۷ عبارتند از: نجف‌آباد، کرمان، همدان، کرمانشاه، خرم‌آباد، بندرعباس و گرگان. همچنین واحد‌های برتر در ستاد اسکان نوروزی سال ۱۳۹۸ در خردادماه اعلام خواهد شد.
کارکنان بازنشسته می‌توانند با اخذ نامه از واحد‌های دانشگاهی خود، از مزایای این دستورالعمل بهره‌مند شوند.
