در واقع جریان آزاد اطلاعات می‌تواند ابزار مهمی در ایجاد اعتماد متقابل بین دولت و ملت باشد و کارآمدی و پاسخگویی نظام بوروکراتیک را پیش از به وجود آمدن بحران‌های اجتماعی افزایش دهد.
از زمان پیدایش دولت - ملت‌ها، موضوع حفاظت از اسناد دولتی در دستور کار همه کشورها بوده و ایران نیز پا به پای جهان، برای تحقق این مهم قدم برداشته است.
امروزه اما با محوری شدن فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی در حکومت‌داری و برنامه‌ریزی‌های انجام شده برای توسعه دولت الکترونیک، بیشترین تولید اسناد در قالب‌های الکترونیکی صورت می‌گیرد. همچنین در این دوران علاوه بر آنکه شکل تولید داده‌ها تغییر یافته و دیجیتال شده، حجم و محتوای آن نیز به گونه‌ای تصاعدی در حال افزایش و متنوع شدن است.
امروز علاوه بر مکتوبات معمول اتوماسیون‌های اداری، حجم بالایی از اسناد حکومت در صفحات وب، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و در قالب عکس، فیلم، صوت و... تولید می‌شوند که به خاطر تسهیل تولید و انتشار محتوا در عصر ارتباطات، بسیار بیشتر از گذشته است.
بنابراین موضوع مدیریت اسناد الکترونیکی چالش بزرگی برای دولت‌های امروز است. اسناد کاغذی، ماندگاری اسناد و خطر از دست رفتن و گم شدن آنها را بسیار کمتر می‌کند در حالی که در اسناد الکترونیکی از بین رفتن اطلاعات، مخاطره‌ای جدی به حساب می‌آید.
این از آن روست که اسناد الکترونیک نسخه فیزیکی ندارند و اصالت و اعتبار آنها براحتی می‌تواند خدشه‌دار گردد.
موضوع آرشیو اسناد الکترونیک به موضوع نگهداری و حفظ آنها محدود نمی‌شود بلکه چالشی بزرگتر پیش روی این داده و بهره‌برداری و استفاده از آن قرار دارد. سرعت تغییر در فناوری‌های دیجیتال و به تبع آن دگرگونی قالب‌بندی داده‌های الکترونیک، به مرور آنها را غیرقابل خواندن کرده و حجم عظیم اطلاعات و در صورت عدم چاره‌اندیشی، حجم عظیمی از داده‌های بلااستفاده را به‌جا خواهد گذاشت.
در چنین شرایطی، در صورت بی‌توجهی حکومت‌ها، خطر از دست دادن، غیرقابل اعتماد شدن یا غیرقابل بازیابی شدن اطلاعات بخش مهمی از دانش ملی را تهدید خواهد کرد و این خود خطری بزرگتر در پی خواهد داشت و آن کاهش مسئولیت‌پذیری حاکمیت در قبال اقدامات خود و در ادامه از دست رفتن تاریخ و حافظه تاریخی یک ملت است.
در این شرایط درک این دگرگونی بزرگ و اقدامی تاریخی متناسب با آن اهمیتی اساسی دارد. این حجم عظیم از داده‌ها، تنها در صورتی قابل استفاده خواهد بود که تدابیر ویژه‌ای برای پایداری کاربردی آنها اندیشیده شود.
لذا لازم است سیستم‌هایی طراحی شوند که امکان ذخیره و بازیابی متناسب با نیاز اسناد الکترونیک را به وجود آورند تا در موقع نیاز، دسترسی به داده‌ها به آسان‌ترین و کاربردی‌ترین حالت ممکن فراهم شود.
این سیستم‌ها که اصطلاحاً به آنها فراداده می‌گویند، با تولید اطلاعات جدید درباره داده‌های موجود، آنها را آماده استفاده برای مقاصد مختلف می‌کنند. فراداده‌ها مانند علائم راهنمایی، دسترسی به داده‌های گسترده و عظیم الکترونیک را امکانپذیر می‌سازند و مانند درگاه‌های بازیابی اطلاعات عمل می‌کنند.
فراداده‌ها در تمام مراحل چرخه حیات اسناد الکترونیک، از تولید اسناد، تا تعیین تکلیف، نگهداری، بازیابی و امحا ،مورد نیازند و به ما اطلاعاتی درباره محتوا و ساختار اسناد و نیز زمینه و محیط پیدایش اسناد می‌دهند.
لازم به ذکر است که هر چند فراداده‌های مختلفی در محیط‌های مختلف در رابطه با داده‌های الکترونیک تولید می‌شوند اما اگر فراداده‌های یکپارچه در تمامی دستگاه‌های اداری وجود نداشته باشد، همچنان زبان مشترکی برای بازیابی اطلاعات به وجود نخواهد آمد و آشفتگی بزرگی در فرآیند آرشیو به وقوع خواهد پیوست که عملاً همه تلاش‌ها را خنثی می‌کند.
در همین راستا سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به عنوان مرجع اصلی صیانت از حافظه اداری کشور در سال‌های اخیر کوشیده است گام‌هایی مبنایی در طراحی برنامه‌ای کلان برای مدیریت اسناد الکترونیک بردارد و از سال 1391، تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردهای یکپارچه برای استفاده از فراداده‌های الکترونیک در کشور را آغاز کرده است.
در نتیجه این کار و با همسان سازی روش‌های تولید و ثبت اسناد الکترونیکی در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی و حکومتی، سیستم یکپارچه‌ای برای مدیریت اسناد الکترونیک کشور به وجود خواهد آمد.
اکنون پس از چندین سال بومی‌سازی و طراحی نظام یکپارچه «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» و اجرای آزمایشی آن در آرشیو ملی، نیاز به عزم حاکمیتی برای تحقق این امر خطیر بود.
امروز مایه بسی خوشحالی است که شورای اسناد ملی به عنوان نهادی حاکمیتی و متشکل از مقامات ارشد دستگاه‌های مختلف کشور، برای تحقق این اقدام حاکمیتی پیشقدم شده است و مصوبه «نظام یکپارچه فراداده‌های اسناد الکترونیک» را به عنوان یکی از مهم‌ترین الزامات مدیریت اسناد در کشور به تصویب رسانده است.
لذا امید است در همکاری سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران و وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، زیرساخت‌های لازم برای تحقق توأمان دولت الکترونیک و نظام یکپارچه مدیریت اسناد الکترونیک بزودی در کشور به وجود آید و حراست از حافظه اداری کشور، در مشارکتی ملی به بهترین شکل ادامه یابد.
بی گمان آگاهی عمومی و مطالبه‌گری جامعه، برای تحقق سریع‌تر این هدف اهمیتی بسیار دارد. در پایان امیدواریم فرهنگ حراست از اسناد کشور در لایه‌ها و سطوح مختلف اجتماعی روز به روز گسترش یابد و احساس مسئولیت برای نگاهداری حافظه اداری کشور به دغدغه‌ای عمومی بدل شود.
اشرف بروجردی رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی
