به گزارش ایران اکونومیست، در دنیای کنونی، سازمانی شانس بقا دارد که سازوکارهای لازم برای آگاهی سریع از این تغییرات و عوامل را داشته و توانایی پاسخگویی سریع به آنها را نیز دارا باشد. سازمان ها به مرور زمان و در اثر تجربه دریافته اند که رویکرد وظیفه ای در کسب و کار، انعطاف و پویایی را از بین می برد و سازمان های وظیفه مدار به سختی می توانند در برابر تغییرات محیطی از خود انعطاف نشان داده و با محیط سازگار شوند.
رویکردی که در مقابل رویکرد وظیفه ای به سازمان ها پیشنهاد می شود، رویکرد فرآیندی است. مرتب کردن فرآیندها و استفاده از روش شناسی استاندارد برای طراحی فرآیندها در سازمان های بزرگ منجر به دستیابی به اهداف راهبردی کسب و کار نظیر کاهش هزینه کل، کنترل ریسک و حفاظت از مالکیت های ذهنی می شود.
یکی از رویکردهای جدیدی که به حیات سازمان ها در فضای پررقابت امروز کمک می کند، رویکرد فرآیند محوری و مدیریت مبتنی بر فرآیند است. سازمان ها در گذشته برای تک تک فرآیندها، سیستم های جداگانه ای در محدوده آن فرآیند تهیه می کردند که به سیستم های جزیره ای معروف بودند، ولی به دلیل عدم امکان ارتباط بین این سیستم ها با یکدیگر، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی شد، بنابراین سیستم های یکپارچه سازمانی شکل گرفت.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPMS را می توان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پیشرفت های حرف های در مدیریت کسب و کار طی چند دهه اخیر دانست. سیستم مدیریت کسب و کار مجموعه ای از روش ها، ابزارها و فناوری هایی است که برای طراحی، اجرا، تجزیه و تحلیل و کنترل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار استفاده می شود و در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می خورند به طوری که مشخص کننده این است که "چه زمانی، چه فردی، چه کاری" را به انجام برساند. به گزارش موسسه IDG بکارگیری سیستم مدیریت کسب و کار منجر به افزایش ۴۵ درصدی بهره وری سازمان می شود.
سیستم مدیریت فرآیند کسب کار در سازمان قابلیت هر تغییری را در زمان مورد نظر فراهم کرده و بستری را ایجاد می کند که بهبود مستمر در سازمان شکل گیرد. بنابراین داشتن یک رویکرد مدیریت فرآیند کسب و کار قوی در سازمان ها حایز اهمیت است، و سازمان ها به تجربه آموخته اند که مدیریت فرایند کسب و کار، سرمایه گذاری قوی در رویارویی سریع با تغییرات محیطی است.
مدیریت فرایند کسب و کار با داشتن الگوهای متعدد موردنیاز سازمان ها، روشی یکپارچه و نظام مند را برای طراحی، اجرا و مدیریت فرایندهای کسب و کار سازمان ها ارایه می کند. در هر یک از فرآیندها، افراد و سامانه ها نقش دارند.
با توجه به اینکه سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، بستری را فراهم می آورد تا انجام کلیه فرآیندها در سازمان به صورت خودکار درآیند، همه راه ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان هسته اصلی سیستم های سازمانی جهت بهبود عملکرد سازمان ها است.
مدیریت فرآیند باعث بهبود عملکرد و ارتقا اثربخشی سازمان شده و رضایت ذینفعان را سبب می شود. با توجه به مطالب مطروحه امروزه نیاز سازمان های دولتی و خصوصی در بخش های مختلف اعم از ارائه کالا و خدمات بکارگیری رویکرد مدیریت فرآیندی و سیستم مدیریت کسب و کار جهت دستیابی به کارایی لازم، اثربخش مطلوب و در نتیجه بهره وری سازمانی است.
در واقع با پیاده سازی سیستم مدیریت کسب و کار، شرکت ها قادرند فرآیندهای کسب و کار سازمان خود را هماهنگ کرده و ارتقاء بخشند، نیاز مشتریان سازمانی و غیر سازمانی با استفاده از پیاده سازی مناسب سیستم مدیریت کسب و کار به خوبی شناسایی کرده و سازمان ها می توانند به خوبی به این نیازها پاسخ داده و رضایت مشتریان را افزایش دهند.
در مجموع می توان سیستم مدیریت کسب و کار را رویکردی برای شناسایی، طراحی، مستند سازی، پایش و کنترل فرآیندهای سازمان دانست. مدیریت فرآیند کسب و کار، فرهنگی را در سازمان برای افزایش چابکی و کارایی فراهم می آورد و به سازمان اجازه می دهد عملیات سازمان را با اهداف راهبردی همسو کند تا بتواند هر زمان هر تغییری را که لازم است سازمان در مسیر بهبود مستمر باقی بماند در بخش های مختلف ایجاد کند.
