توسعه دولت الکترونیک و حذف رویه‌های سنتی در نظام اداری در طول سالیان گذشته مورد توجه دولت‌ها بوده است و اعتبارات زیادی برای ایجاد زیرساخت‌های دولت الکترونیک در نظر گرفته شده است.
با وجود اینکه تاکنون سامانه‌های زیادی برای الکترونیکی شدن رویه‌های سنتی نظام اداری ایجاد شده است، اما بسیاری از مدیران دولتی ضرورت استفاده از این سامانه‌ها را به راحتی نادیده گرفته و بر انجام رویه‌های منسوخ و ناکارآمد اصرار می‌ورزند.
به عنوان مثال سامانه احراز هویت الکترونیک ثبت احوال به عنوان یکی از خدمات مهم الکترونیکی دولت، سال‌ها پیش برای تسریع ارائه خدمات در دستگاه‌های اجرایی رونمایی شد؛ اما هنوز هم بسیاری از مراکز دولتی و خدماتی از ظرفیت این سامانه استفاده نمیکنند و خدمت‌گیرندگان مجبورند برای انجام کار‌های خود متحمل هزینه‌های مالی و زمانی شوند.
اصرار مدیران بر کاغذبازی‌های منسوخ اداری
به گفته مسئولان معاونت فناوری اطلاعات و آمار جمعیتی سازمان ثبت احوال، با استفاده از سامانه احراز هویتی این سازمان، دیگر نیازی به کپی‌های متعدد از شناسنامه نیست و در هزینه و وقت مردم صرفه جویی می‌شود. همچنین با استفاده از این سامانه مسئله استفاده از عکس‌ها، آدرس‌های متعدد، کپی از دیگر مدارک و اسناد هویتی حل خواهد شد.
برخی از کارشناسان معتقدند که دلیل اصلی عدم استفاده از فناوری‌های نوین در فرآیند‌های اداری، محدودیت‌ها و چارچوب‌های ذهنی مدیرانی است که در رأس سازمان‌های مختلف قرار دارند و ضعف تکنولوژی و محدودیت زیر‌ساخت‌ها تنها بهانه‌ای برای عدم تحقق اهداف دولت الکترونیک است.
لازم به ذکر است که سازمان اداری و استخدامی کشور، در دو بخشنامه به شماره‌های ۳۰۹۶۲۸ در تاریخ 17/6/1399 و ۱۵۹۵۳۴۴ در تاریخ 5/10/1396 و بخشنامه تأکیدی بر آن دو به شماره ۳۹۴۶۹۵ در تاریخ 9/12/1399، مجدداً دریافت کپی مدارک هویتی از جمله شناسنامه و کارت ملی از خدمت گیرندگان را توسط دستگاه‌های اجرایی ممنوع کرده است.
در بخشنامه اخیر سازمان ادارای و استخدامی به این موضوع اشاره شده است که دستگاه‌های اجرایی نباید به هیچ عنوان از متقاضیان دریافت خدمات، درخواست کپی مدارک هویتی کنند و در صورت قطع ارتباط یا وقوع دیگر مشکلاتی که مانع از استعلام اطلاعات برخط از سامانه می‌شود، این سازمان‌ها می‌بایست بدون تحمیل هزینه به مردم از مدارک مورد نیاز ایشان به صورت فیزیکی کپی تهیه کنند.
متأسفانه این بخشنامه‌ها نیز که یک تکلیف حداقلی برای دستگاه‌های اجرایی ایجاد می‌کند، مورد توجه اکثر دستگاه‌های اجرایی و نهادهای عمومی قرار نگرفته است و هنوز هم مردم می‌بایست در بسیاری از مراکز دولتی برای دریافت خدمات کپی مدارک هویتی خود را تحویل دهند.
شهرداری‌ها و بانک‌ها متهم اصلی کم‌کاری در دولت الکترونیک
صدرائيان رئيس امور حوزه رياست، سازمان اداری و استخدامی کشور در گفت‌وگو با خبرنگار گروه اقتصادی باشگاه خبرنگاران جوان، با اشاره به لزوم اجرای مصوبه سازمان اداری و استخدامی مبنی بر ممنوعیت اخذ کپی مدارک هویتی اظهار کرد: دستگاه‌های اداری دولتی که ذیل سازمان اداری و استخدامی محسوب می‌شوند، درحال اجرای این مصوبه هستند و مشکل عدم همکاری در این بخش بسیار اندک است.
وی افزود: عمده مشکلات مربوط به عدم اجرای مصوبه اخذ مدارک کپی در شهرداری‌ها و بانک‌ها است؛ که بر اساس قانون خود را موظف به اجرای مصوبات اداری و استخدامی نمی‌دانند. ما در تلاش هستیم تا طی دو هفته آینده با تشکیل یک کارگروه و شنیدن حرف‌های فعالان بخش خصوصی، این مشکل را بر طرف کنیم و نهادهای خصوصی نیز در اجرای این مصوبه همکاری لازم را به‌عمل آورند.
ادارات نباید هزینه و کار مضاعف برای مردم ایجاد کنند
رئيس امور حوزه رياست، روابط‌عمومي و بين‌الملل سازمان اداری و استخدامی کشور با بیان اینکه در حال حاضر شکایتی در خصوص عدم اجرای این مصوبه در دستگاه‌های دولتی وجود ندارد، گفت: به طور مثال اگر برای تشکیل پرونده یک فرد برای استخدام، اقدام به اخذ مدارک هویتی شود، اشکالی ندارد؛ اما برای انجام کاری که قبلاً مدارک آن اخذ شده است، دریافت کپی ممنوع است.
صدرائيان ادامه داد: البته در متمم این مصوبه آمده است که در صورت نیاز نهاد یا دستگاه متقاضی به اخذ کپی، خود آن نهاد و یا دستگاه باید اقدام کند و هزینه و کار مضاعف برای مراجعه‌کننده ایجاد نکند.
پافشاری بر استفاده از رویه‌های منسوخ در نظام اداری کشور، نه تنها منجر به اسراف در مصرف کاغذ و به تبع آن افزایش مخارج ارزی کشور برای واردات این کالا می‌شود، بلکه به نوعی حیف و میل کردن بیت‌المال است؛ چرا که تاکنون میلیون‌ها دلار برای توسعه خدمات دولت الکترونیک در ایران هزینه شده و عدم استفاده بهینه از این زیرساخت به هیچ عنوان قابل قبول نیست.
