دیجیتال‌سازی تنها پنج درصد اسناد

سیاست واحدی برای اداره آرشیو ملی وجود ندارد

مدیرکل پیشین خدمات ارشیوی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران گفت: اصلاح و اجرای قانون آرشیو ملی، تشکیل کارگروه تخصصی ایکا و دیجیتال سازی اسناد از موضوعات مهمی است که بهتر است در این دوره در بخش آرشیو ملی مورد توجه قرار بگیرد.

کد خبر: ۷۶۱۰۸۳

تاریخ: ۰۵ آذر ۱۴۰۳ - ۰۸:۳۴

به گزارش خبرنگار کتاب ایران اکونومیست؛ آرشیو ملی ایران با توجه به تاکید غلامرضا امیرخانی ریاست جدید کتابخانه ملی ایران بر ارتقا جایگاه و توجه به اسناد در دوره جدید باید از نظر تشکیل کارگروه تخصصی اسناد، توجه به موقعیت اسناد کشور، یافتن راهکار برای الزام دریافت اسناد دولتی، بازنگری در قانون آرشیو ملی و توجه به تعامل با سازمان‌های بین‌المللی مانند ایکا در پی یافتن راهکار، حذف خلاءها و برطرف کردن چالش‌های موجود در این زمینه باشد.

سازمان ارشیو ملی ازنظر سخت افزاری و نرم افزاری، فرایند انجام پژوهش‌ و انتشار کتاب‌های اسنادی، بازنگری در وظایف پژوهشکده اسناد و دیجیتال سازی اسناد نیازمند توجه و تعریف ساختار جدید است تا بار دیگر آرشیو ملی ایران به اندازه کتابخانه ملی در معرض توجه و البته تاکید قرار بگیرد.

حامد ایرانشاهی مدیرکل پیشین خدمات ارشیوی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران که ازسال ۹۶ تا ۱۴۰۰ در ساختمان آرشیو ملی فعالیت داشته و عضو کمیته بین‌الملل شورای جهانی آرشیو نیز هست، در زمینه دیجیتال سازی اسناد می‌گوید:« براساس آمار تقریبی و ادغام دو الگوی مطلوب و مقایسه‌ای، کتابخانه ملی ایران از ۱۰۰ درصد اوراق و اسناد موجود در آرشیو ملی ایران؛۸۰ درصد اوراق و اسناد دارای فهرست نویسی حداقلی و جزئی هستند و ۲۰ درصد ازاین اوراق و اسناد دارای فهرست نویسی تفصیلی و دقیق هستند و از همین مجموعه استاد فهرست نویسی شده دقیق؛ تنها ۱۰ درصد دیجیتال سازی شدند. این آمار فاصله معنا داری با الگوی مطلوب و الگوی مقایسه ای کشورها دارد.»

حامد ایرانشاهی - مدیرکل پیشین خدمات ارشیوی سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران

در ادامه متن کامل مصاحبه با این پژوهشگر را می‌خوانید.

در ایران نسخه‌های نفیس در اولویت دیجیتال سازی هستند

بحث دیجیتال‌سازی اسناد کتابخانه ملی و در دسترس قرار دادن آن برای پژوهشگران در دوره‌های مختلف مطرح بوده، با توجه به افزایش ۸۷ درصدی بودجه کتابخانه ملی در دوره گذشته و خرید اسکنر و دستگاه‌های جدید، آیا آماری از دیجیتال‌سازی اسناد در سال‌های گذشته وجود دارد؟ دیجیتال‌سازی اسناد در این سال‌ها چقدر پیشرفت کرده است؟

در دنیا اغلب کشورها به الگوی مطلوب نرسیدند اما آرشیو کشورهایی مانند کانادا، مالزی، امارات در بخش الگوی مطلوب دیجیتال سازی، سرآمد هستند

من الان حدود یکسال است مسولیتی در کتابخانه ملی ندارم و اطلاعاتم مرتبط با قبل از این یکسال است، اما به طور کلی در سال‌های اخیر جهشی در زمینه دیجیتال‌سازی اسناد نداشتیم. برای مقایسه و سنجش فعالیت در این زمینه دو الگوی مطلوب و مقایسه کشور ایران با کشورهای دیگر در زمینه دیجیتال سازی اسناد را داریم. در الگوی مطلوب ممکن است کشورهای دیگر نیز با این الگو فاصله داشته باشند و از، این الگو بالاتر یا پایین تر باشند.

براساس الگوی مطلوب از هر نسخه‌ای، که در آرشیو وجود دارد، باید نسخه دیجیتال آن نیز موجود باشد، اینکه کدام نسخه زودتر دیجیتال شود به سیاست آرشیوها باز می گردد. در آرشیوها اسناد بر اساس اهمیت طبقه بندی می‌شوند و اسناد مهم‌تر؛ زودتر به مرحله دیجیتال سازی وارد می‌شوند. در ایران نسخه‌های نفیس در اولویت دیجیتال سازی هستند. در دنیا اغلب کشورها به الگوی مطلوب نرسیدند اما آرشیو کشورهایی مانند کانادا، مالزی، امارات در بخش الگوی مطلوب دیجیتال سازی، سرآمد هستند. این کشورها مدعی اند هر آنچه را در آرشیو این کشورها وجود دارد دیجیتال سازی کرده‌اند.

آرشیو ملی، ایران کمتر از ۶۰ سال عمر دارد

ایران در بخش الگوی مطلوب و مقایسه با کشورهای دیگر از نظر دیجیتال‌سازی در چه موقعیتی قرار دارد؟

میانگین جهانی دیجیتال‌سازی آرشیوها در کشورهای مختلف بین ۴۵ تا ۵۵ درصد است. آرشیو ملی ایران به دو دلیل نسبت به الگوی مطلوب و الگوی مقایسه‌ای کشورهای دیگر؛ فاصله معناداری با این الگوها دارد. دلیل نخست این است که آرشیو ملی، ایران کمتر از ۶۰ سال عمر دارد و در بخش آرشیو پیشینه زیادی نداریم و دلیل دوم این است که تقریباً در هیچ دوره ای سیاست مدیریت مشخصی برای آرشیوها در ایران نداشتیم.

مصوبه ادغام آرشیو ملی با کتابخانه ملی در ۲۰ سال گذشته به درستی انجام نشده است

دلیل سوم ومهم تر این است در سال ۱۳۸۱ در شورای عالی اداری کشور، مصوبه ای با نام «ادغام سازمان اسناد و ارشیو ملی با کتابخانه ملی »مطرح شد و بعد از ین مصوبه ارشیو ملی بخشی از کتابخانه ملی شد. به نظر می رسد بعد از این مصوبه توجه به آرشیو ملی به حاشیه رفته است.مصوبه ای که موجب تلاش برای شکوفایی بخش‌های مختلف کتابخانه ملی شد اما از آن سو ساختمان آرشیو ملی برای کتابخانه ملی به یک بخش اقماری تبدیل شد.

البته این مصوبه هدفش ارتقا و توجه همزمان به کتابخانه ملی و ارشیو ملی بود؛ مثل تجربه ای که کشورهای دیگر از این ادغام داشتند. در دنیا به غیر از کانادا کمتر از ۱۰ کشور در حال توسعه هستند که سازمان ارشیو ملی آنها با کتابخانه ملی ادغام شده است. البته همین مصوبه ادغام آرشیو ملی با کتابخانه ملی در ۲۰ سال گذشته نیز به درستی انجام نشده است و بسیاری از وظایف مرتبط با سازمان ارشیو ملی با تاخیر و قفه در انجام مواجه شده است.

هیچکدام از آمارهای ارائه شده حکایت از افزایش شیب دیجیتال سازی اسناد ندارد

آماری از اسناد دیجیتال‌سازی شده در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران دارید؟

در مجموع از ۱۰۰ درصد اسناد موجود در سازمان آرشیو ملی تنها حدود ۵ درصد دیجیتال سازی شدند

براساس آمار تقریبی و ادغام دو الگوی مطلوب و مقایسه‌ای، کتابخانه ملی ایران از ۱۰۰ درصد اوراق و اسناد موجود در آرشیو ملی ایران؛ فقط ۸۰ درصد اوراق و اسناد دارای فهرست نویسی حداقلی و جزئی هستند و ۲۰ درصد ازاین اوراق و اسناد دارای فهرست نویسی تفصیلی و دقیق هستند و از همین مجموعه استاد فهرست نویسی شده دقیق تنها ۱۰ درصد دیجیتال سازی شدند. این آمار فاصله معنا داری با الگوی مطلوب و الگوی مقایسه ای کشورها دارد. در مجموع از ۱۰۰ درصد اسناد موجود در سازمان آرشیو ملی تنها حدود ۵ درصد دیجیتال سازی شدند.

بر اساس امار، تا سال ۱۴۰۲ حدود پنج میلیون پرونده آرشیوی داشتیم و از این تعداد پرونده آرشیوی، حدود یک میلیون پرونده فهرست نویسی شده بودند، هر پرونده ۷۰ برگ سند دارد. با توجه به اینکه هنوز در این سازمان فعال هستم در سال های اخیر تا چند ماه گذشته هیچکدام از آمارهای ارائه شده حکایت از افزایش شیب دیجیتال سازی اسناد ندارد و وضعیت همچنان همان است.

بودجه کتابخانه ملی کفاف هزینه های جاری را نیز نمی‌دهد

با توجه به آماری که ارائه کردید و کتابخانه ملی در چند سال گذشته با توجه به خرید اسکنرهای جدید و افزایش بودجه، شرایط بهبود دیجیتال سازی اسناد را نیز داشته است، هر چند در دوره‌های پیشین نیر آمار دیجیتال سازی افزایش چشمگیری نداشته است. چرا در ابن سال‌ها در حوزه دیجتال‌سازی اسناد دچار رکود شده‌ایم؟

نیروی انسانی کنونی؛ تناسبی با میزان فعالیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ندارد

واقعیت این است افزایش بودجه کتابخانه ملی با افزایش حقوق کارمندان کتابخانه ملی همراه بوده است و بخش زیادی از بودجه کتابخانه ملی صرف همین بخش پرداخت حقوق و دستمزد می شود و متاسفانه بودجه کتابخانه ملی کفاف هزینه های جاری را نیز نمی‌دهد و این علت‌العلل مهمی برای بی توجهی به دیجیتال سازی اسناد است و این کوتاهی متوجه دوره خاصی نیست و در کل در ۲۰ سال گذشته سیاست خاصی برای دیجیتال سازی اسناد نداشتیم.

دلیل عمده دیگر متاسفانه به مشکلات سازمان آرشیو ملی در زمان دولت نهم و دهم بازمی‌گردد؛ در آن دوره این سازمان به شدت فربه شد؛ یعنی سازمانی که می توانست با ۵۰۰ نفر اداره شود امروز با سه برابر این آمار اداره می‌شود و بیش از هزار نفر در سازمان اسناد و کتابخانه ملی فعالیت می کند و نیروی انسانی کنونی؛ تناسبی با میزان فعالیت سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ندارد. این سیاست غلط، در دولت نهم و دهم و افزایش بی رویه نیروی انسانی مشکلات زیادی را ایجاد کرد و البته در این سال ها برای مدیریت این نیروی مازاد فکری نشد یعنی نه برای انتقال و نه برای تعریف فعالیت جدید برای این نیروها راهکاری ارائه نشد.

فقدان برنامه راهبردی برای دیجیتال سازی اسناد

فقدان برنامه راهبردی در بخش برنامه دیجیتال سازی اسناد کتابخانه ملی نیز، موضوع مهمی است که باید به آن اشاره کرد، در این بخش فقدان برنامه راهبردی وجود دارد. در فاصله سال های ۹۶ تا ۱۴۰۰ که خودم در این سازمان فعال بودم، دو تا ۳ پیمانکار در حوزه دیجیتال سازی فعالیت می کردند اما امروز یک پیمانکار نیز در این حوزه وجود ندارد.

امروز حداقل یکماه زمان می‌برد تا افراد بتوانند سند درخواستی خود را به شکل دیجیتال دریافت کنند

برنامه راهبردی و نیروی انسانی دو عنصر مهم برای پیشبرد برنامه دیجیتال سازی اسناد هستند و خرید دستگاه برای دیجیتال سازی به تنهایی برای این هدف مهم کفایت نمی کند. نیروی انسانی سازمان برای دیجیتال سازی اسناد کافی نیستند و برای پیشبرد نهضت دیجیتال سازی اسناد باید با بخش خصوصی وارد مذاکره شد. اما متاسفانه این اتفاق نیفتاده است. متاسفانه امروز در حوزه دیجیتال سازی نه تنها از حداکثر توانمان برای دیجیتال سازی منابع استفاده نکردیم بلکه در حال حاضر با این ظرفیت پاسخگوی نیاز مراجعانمان در بخش دیجیتال سازی نیستیم.

امروز حداقل یکماه زمان می‌برد تا افراد بتوانند سند درخواستی خود را به شکل دیجیتال دریافت کنند. توان دیجیتال سازی اسناد سازمان صرف خدمات رسانی به مراجعان و پاسخگویی به نیاز آنها می شود و عملاً نمی‌توانیم برای دیجیتال سازی منابع جدید برنامه ریزی کنیم وبرنامه راهبردی مشخصی در این زمینه ارائه کنیم.

سیاست گذاران در کتابخانه ملی، ریاست جمهوری و حتی در هیات دولت باید بحث دیجیتال سازی اسناد را در اولویت قرار بدهد و با در اختیار گذاشتن بودجه قابل قبول برای آرشیو ملی و الزام تخصیص برای این بحث، بتوانیم در قالب اولویت‌ها شروع به دیجیتال سازی کنیم.

آیا آماری از مراجعه روزانه به سازمان آرشیو ملی دارید؟

آمار دقیقی ندارم اما از نیمه دوم سال ۱۳۹۰ روزانه حدود ۱۰ تا ۲۰ نفر به شکل حضوری و ۳۰ تا ۴۰ نفر به شکل آنلاین به بخش اسناد و آرشیو ملی مراجعه می کردند. یعنی متوسط مراجعه کننده‌ها به ساختمان آرشیو ملی به شکل حضوری و آنلاین در مجموع ۵۰ نفر در روز بود. ارائه خدمات به افراد در ساختمان آرشیو ملی فقط با ارائه کارت ملی است و نیازی به عضویت در کتابخانه ملی نیست.

ارائه فایل دیجیتال باید فقط در حوزه اسناد نفیس باشد

برای احیای خدمات مطلوب آرشیوی در بخش اسناد با توجه به اینکه اولویت رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نیز ارتقا جایگاه بخش اسناد کتابخانه ملی است، چه توصیه ای دارید؟

البته در طول سال‌های گذشته اقدامات خوبی در زمینه خدمات آرشیوی انجام شده است، به عنوان مثال در سال ۹۷ و ۹۸ ارائه خدمات دیجیتال به مراجعان را توانستیم به یک هفته کاهش دهیم و در سال ۹۸ میزان مدت زمان انتظار برای ارائه سند دیجیتال به یک روز کاهش پیدا کرد. در این رویکرد اصل اسناد غیر نفیس و غیرمحرمانه در اتاق رویت سند؛ در اختیار محققان قرار می گرفت. ارائه فایل دیجیتال باید فقط در حوزه اسناد نفیس باشد اما متاسفانه مجدد با تغییر سیاست سازمان، بنا بر قرار گرفتن فایل دیجیتال همه اسناد به پژوهشگران شد.

در دوره جدید باید اولویت دیجیتال سازی به کدام گروه از اسناد تعلق بگیرد و با چه راهکاری می توان جایگاه آرشیو ملی ایران را ارتقا داد؟

سرعت فهرست نویسی کتاب در کوتاه ترین زمان ممکن نهایت تا سه روز است و این کتابخانه ملی یک سرمایه بزرگ و مغتنم است

با توجه به تجربیات ملی و بین المللی که دارم تاکیدم بر توجه ویژه به بخش اسناد و آرشیو ملی ایران است. ماموریت ویژه رئیس جدید سازمان باید توجه به آرشیو ملی باشد زیرا کتابخانه ملی اکنون در مقایسه با کشورهای اروپایی دیگر در موقعیت مطلوبی قرار دارد و در بخش‌های اطلاع رسانی، تنظیم وتوصیف خدمات کنابخانه ای تا تنظیم و توصیف آنها و فیزیک کتابخانه در وضعیت مطلوبی قرار داریم.

کتابخانه ملی دارای سیستم کتاب بر و مقاوم در برابر زلزله است و بخش حفاظت، پردازش وگردآوری این کتابخانه در بالاترین سطح قرار دارد و سرعت فهرست نویسی کتاب در کوتاه ترین زمان ممکن نهایت تا سه روز است و این کتابخانه ملی یک سرمایه بزرگ و مغتنم است اما در بخش ارشیو ملی و اسناد دچار چالش‌های زیادی هستیم و باید به این بخش نیز به اندازه کتابخانه ملی اهمیت بدهیم. این وضعیت نشان می‌دهد اگر کتابخانه ملی با وضعیت مطلوب فاصله ای ندارد اما ساختمان آرشیو ملی و اسناد از این الگوی مطلوبیت دور است، نشان می‌دهد یا یاید مصوبه ادغام را به درستی اجرا کنیم یا باید به آرشیو ملی و بخش اسناد را به اندازه کنابخانه ملی اهمیت بدهیم و آن را به رسمیت بشناسیم.

آرشیو ملی باید به اتوماسیون های اداری وصل باشند

با توجه به استقرار دولت چهاردهم و تاکید این دولت بر عمل به اسناد بالا دستی و با این توضیح که برنامه اسناد ملی به تازگی وارد برنامه هفتم توسعه شده است و قانون آرشیو ملی سال ۵۲ تصویب شده است آیا این قانون نیاز به روز رسانی ندارد؟

مشکل سازمان آرشیو ملی فقط بحث دیجیتال سازی نیست، اصلی ترین مشکل سازمان ارشیو ملی همکاری نکردن دستگاه های اجرایی با سازمان آرشیو ملی است. قانون اسناد ملی درست است که برای سال ۵۲ است اما همین قانون نیز، از، سوی دستگاه های اجرایی کم و بیش اجزایی نمی شود و آنها خود را موظف به تعامل تنگاتنگ با این سازمان نمی‌ببینند. البته در بحش شناسایی و فراهم آوری اسناد دولتی در طول این سال ها فعالیت های ارزشمندی انجام شده اما مکانیزم و ساز و کاری باید باشد تا تمام اوراق و اسناد دولتی در تمام سازمان و اداره های دولتی و سازمان هایی که اسنادشان ارزش ملی دارد اما از نظر بودجه ای مستقل از دولت هستند باید خود را موظف بدانند؛ اسنادشان را در اختیار ارشیو ملی قرار بدهند. برای این انسجام هیات دولت باید وارد شود و حتی در فرایند تولید سند نیز ارشیو ملی نقش داشته باشد.

قانون اسناد ملی ۶۰ سال پیش مصوب شده است و باید این قانون به روز رسانی شود

برای این نظم دهی و نظارت اتوماسیون های اداری باید زیر نظر ارشیو ملی اداره شوند و آرشیو ملی به اتوماسیون های اداری وصل باشند. اسناد اداری در اتوماسیون های اداری با اتصال به ارشیو ملی به شکل مدون و منظم می توانند به ارشیو منتقل شوند.

در اصلاح قانون اسناد ملی دولت باید لایحه اصلاح این مصوبه را به مجلس بدهد، قانون اسناد ملی ۶۰ سال پیش مصوب شده است و باید این قانون به روز رسانی شود. البته دلیل اینکه اینکه این اتفاق رخ نمی‌دهد، این است که ممکن است در روند اصلاح قانون اسناد ملی خیلی از اختیارات سازمان اسناد و کتابخانه ملی در بخش ارشیو ملی از این سازمان لغو شود. ضرورت دارد؛ قانون گذار در مجلس به نیازهای سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این زمینه واقف باشد و گرنه ممکن است قانونی را وضع کند که تاثیرگذار نباشد. بنابراین نیاز است قانون اسناد ملی مطابق با نظر نخبگان استادان و کارشناسان اسناد ملی به روز شود.

تنظیم و توصیف اسناد بر اساس استاندارهای بین‌المللی

آموزش های ضمن خدمت در حوزه تنطیم و توصیف اسناد باید افزایش پیدا کند تا تنظیم و توصیف‌های اسناد مطابق با استانداردهای بین المللی باشد که البته در این زمینه پیشرفت های خوبی انجام شده است.

خدمات آنلاین ارشیوی نیازمند بازنگری و به روز رسانی و ارتقا کیفیت خدمات است. حتی در بخش مرمت اسناد نیز باید با استفاده از تکنولوژی‌های روز به سمت جلو حرکت کنیم اما اکنون این مرمت اسناد نیزبه شکل سنتی انجام می شود ؛الان در کشورهایی مثل امارات ،عمان و قطر مرمت اسناد شبیه آن جیزی که در ایران است، مرسوم نیست.باید از شیوه های سبز و دوستدار محیط زیست برای مرمت اسناد اضافه کنیم. به عنوان مثال؛ در بخش ضد عفونی اسناد متاسفانه هنوز در ارشیو ملی از گازهای اتلین آکساید استفاده می کنیم این گاز در ترکیب با گاز اکسیژن بسیار خطرناک است و اگر ایمنی مخزن اتلین اکساید رعایت نشود، انفجاری شکل می‌گیرد که شعار تا ۳۰۰ متری ساختمان ارشیوی را دربرمی‌گیرد.

از نظر فضای مورد نیاز آیا ساختمان آرشیو ملی آمادگی انتقال اسناد مکتوب را دارد ؟ در یک دوره ای کتابخانه ملی فضایی نزدیک به ۶ هزار متر را در اختیار ارشیو ملی قرار داد تا اسناد راکد را نگهداری کند، آیا این فضا کفایت می کند؟

با یک مصوبه خوشبختانه زمین مورد نیاز برای نگهداری اسناد راکد در اطراف تهران تهیه شد تا طرح بایگانی اسناد و راکد ملی اجرایی شود اما متاسفانه این طرح نیز مسکوت ماند. البته کتابخانه ملی یک سوله ۶ هزار متری از شهرداری گرفت و تا حدودی کارش را در بخش اسناد راکد انجام داد اما علاوه بر این؛ کتابخانه ملی یک زمین یک هکتاری در اطراف تهران برای انتقال اسناد راکد خریداری کرد و قرار بود عملیات عمرانی در آنجا شروع و اسناد راکد منتقل شوند اما عملاً کار جدی در این بخش انجام نشد.

در بخش حفاظت از اسناد و ارشیو ملی قرار شد یک دستگاه اپراتور اعلام حادثه مستقر شود که حتی اعلام شد مناقصه آن نیز انجام شده آیا این اپراتور مستقر شد؟ به خاطر دارم یکبار در سال ۹۸ آب گرفتی در ساختمان آرشیو ملی رخ داد و تعدادی سند از بین رفت. یکبار نیز در سال ۱۴۰۰ این بارندگی‌ها انجام شد و البته رسول جعفریان اعلام کردند به دلیل سرزدن‌ها مکرر؛ اتفاقی برای مخازن اسنادی رخ نداد.

از نظر ایمنی ساختمان ارشیو ملی و اسناد در موقعیت مطلوبی قرار دارد.در سال ۹۷ آبگیری دریاچه باغ هنر که در مجاورت ساختمان ارشیو ملی قرار داشت موجب افزایش آب‌های زیرزمینی شد ومهم تر از آن این بود که در آن دوره یک هفته بارندگی بدون وقفه اتفاق افتاد و از دو پمپ؛ یک پمپ از کار افتاده بود؛ البته من در آن زمان مسولیتی در بخش مخازن نداشتم و مخازن بعداً به من واگذار شد اما در این اتفاق انتقادی متوجه مسولان نمی شود اما باید تمهیداتی شکل می گرفت.

در سال ۹۷ آب وارد مخازن ارشیوی نشد؛ آب وارد قسمت اسناد امحایی و اسنادی شد که هنوز تعیین تکلیف نشده بودند

در سال ۹۷ آب وارد مخازن ارشیوی نشد؛ آب وارد قسمت اسناد امحایی و اسنادی شد که هنوز تعیین تکلیف نشده بودند. البته بخش اعظم این اسناد امحایی بودند و آب وارد مخزن اصلی نشده بود. آب وارد مخزن منفی ۵ شده بود که در این مخزن اسناد امحایی نگهداری می شد.

یک بخش قلیلی نیز از این اسناد در حد یک یا دو تالار بخش اسناد تعیین تکلیف نشده بودند، که اساساً سازمان‌ها تشخیص داده بودند اوراق امحایی هستند و ارزشی ندارند. البته در سال های قبل و بعد از ۹۷ نیز همچنان سند با اهمیتی در این طبقه منفی پنج نگهداری نمی شود. اما در بخش اسناد تعیین تکلیف نشده؛ اوراقی بودند که به تشخیص سازمان ها قابل ارزش نبودند، بعد از آن اتفاق؛ در قسمت اسناد تعیین تکلیف نشده؛ شورایی مستقر شد، قفسه بندی انجام شد و اسناد خشک شدند و در واقع سندی از بین نرفت اما اوراق آسیب دیدند.

ساختمان آرشیو ملی بر روی قنات و گسل قرار دارد و دقت کافی در جانمایی این ساختمان نشده است

در واقع آسیبی به اسناد ملی وارد نشد اما قطعاً به اعتبار ارشیو ملی نزد افکار عمومی لطمه وارد شد. به عنوان یک مقام آگاه در این دوره می‌گویم که سندی، در این دوره از بین نرفت و این اوراق اسناد امحایی بودند که ارشیو ملی معمولاً آنها را به کارخانه‌های خمیر کاغذ ارسال می‌کرد؛ این اسناد آماده بارگیری بودند.

آن قسمت اسناد قلیل آسیب دیده نیز در معرض خشک کننده‌های قوی در مخزن منفی ۵ قرار دادند تا این اسناد خشک و تعیین تکلیف شوند.جلسلت متعدد برگزار شد و طی یکماه مدیران تمام بخش های سازمان در مخزن منفی پنج اسناد را در معرض خشک کننده‌های قوی گذاشتند و بعد از تعیین تکلیف اسنادی زیادی از اینها مستخرج نشد. بنابراین این اسناد تعیین تکلیف نشده چندان قابل ارزش نبودند.

اما اگر از این بحث بگذریم؛ متاسفانه ساختمان ارشیو ملی بر روی قنات و گسل قرار دارد و دقت کافی در جانمایی این ساختمان نشده است و حتی قرار گرفتن این ساختمان در کنار یک اتوبان پر رفت و آمد بسیار بد است. به نظر می رسد ساختمان ارشیو ملی در یک برنامه ۳۰ تا ۴۰ ساله باید تغییر کند. البته این ساختمان در برابر زلزله مقاوم است اما مخاطراتی را نیز دارد. اما از نظر ایمنی داخلی تقریباً ساختمان ارشیو ملی در موقعیت مطلوبی قرار دارد زیرا کل مخازن ساختمان ارشیو ملی دارای دوربین و سیستم اطفا حریق دقیق هستند و در کل از این نظر وضعیت مطلوبی داریم.

هیچ وقت در آرشیو ملی ایران کارگروه ایکا شکل نگرفت

سازمان اسناد وکتابخانه ملی ایران با توجه به مرجعیتی که دارد یکی از وظایفش ارتباط با سازمان‌های بین المللی است و اکنون این سازمان در سازمان‌های بین‌المللی مختلفی عضو است؛ مثلا ایفلا و ایکا. ارزیابی شما از همکاری بین المللی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با ایکا سازمان آرشیو ملی جهانی و عضویت در شاخه غرب و جنوب غربی شورای جهانی ارشیو سواربیکا چیست؟ در چند سال چقدر با سازمان‌های بین المللی در بخش ارشیو جهانی مانند ایکا همکاری داشته‌ایم؟

ایکا یک فرصت استثنایی برای همه آرشیوهای دنیاست که بتوانند اطلاعاتشان را در زمینه ارشیو و حفاظت و نگهداری با یکدیگر به اشتراک بگذارند و ایکا در مواقع بحرانی حتی به کشورهای در حال توسعه عضو کمک مالی نیز می کند، ایران حتی از این کمک‌ها نیز غفلت کرده است. ایکا مانند ایفلا یک نهاد بین المللی زیر نظر یونسکو است و از آرشیوهای ملی مهم و سازمان‌های اسنادی معتبر بین المللی در این سازمان بین المللی عضو هستند و فقدان کمیته تخصصی ایکا در آرشیو ملی ایران به شدت احساس می‌شود.

زمان مسئولیتم بخش بین الملل مستقل و متمرکز زیر نظر رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی عمل می‌کرد و عملا نتوانستیم در حوزه ایکا آسیب‌شناسی خاصی انجام دهیم

متاسفانه در دوره‌ای که من مسولیت داشتم بخش بین الملل مستقل و متمرکز زیر نظر رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی عمل می‌کرد و عملا نتوانستیم در حوزه ایکا آسیب‌شناسی خاصی انجام دهیم. البته در دوره گذشته اداره‌های تخصصی نمی‌توانستند وارد حوزه ایکا شوند زیرا مسئولیت این بخش با حوزه بین‌الملل بود که زیر نظر ریاست سازمان اداره می‌شد، البته در دوره اخیر نیز هیچ برنامه راهبردی در زمینه ایکا وجود نداشت و هیچ وقت در آرشیو ملی ایران کارگروه ایکا شکل نگرفت تا بخواهیم به شکل تخصصی به مبحث ارشیوداری نگاه کنیم.

در ۲۰ سال گذشته تقریباً به ایکا به عنوان یک فرصت نگاه نکردیم البته اگر چه هیچگاه مشکل عضویت و تمدید عضویت نداشتیم اما در سه سال گذشته نیز سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در ایکا شرکت نکرد یا برای سال آینده که ایکا در بارسلونا برگزار می‌شود، باز برنامه‌ای راهبردی برایش نداریم؛ زیرا سازمان‌ها از یک سال قبل برای حضور در نشست آرشیو سال بعد برنامه‌ریزی می‌کنند؛ حتی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از برگزاری کنفرانس شورای ارشیو جهانی در ابوظبی در سال گذشته مطلع نبود. من نیز سال گذشته به عنوان مدیر شرکت نکردم زیرا مسولیتی در بخش آرشیو نداشتم و فقط به دلیل داشتن مقاله و به عنوان سخنران شرکت کردم و جایزه بخش بین‌الملل شورای جهانی ارشیو را نیز به دلیل همین حضور از آن خودم کردم. در نشست ایکا ابوظبی فقط، سه ایرانی شرکت کرده بودند، یکی سفیر ایران که برای افتتاحیه دعوت شده بود، یکی دانشجوی تکمیلی دانشگاه الزهرا و یکی من بودم.

در سه سال گذشته یک مورد کتاب اسنادی نیز منتشر نشده است

آیا رفت و آمد به ایکا خروجی نیز این برای آرشیو ملی داشت؟

آرشیو ملی در این سال‌ها هر چه دارد از حضور و دستاوردهای ایکا دارد، استانداردهای ایکا را از کجا وارد سازمان کردیم؟ استانداردهای دیجیتال سازی از کجا وارد سازمان شد؟ همه این دستاوردها از طریق رویدادهای برگزارشده در ایکا حاصل شد. در سال‌های گذشته متاسفانه اصلاه به ایکا به عنوان یک موضوع تخصصی نگاه نکردیم.

در سه سال گذشته چند کتاب اسنادی از سوی انتشارات کتابخانه ملی منتشر شده است؟ در بخش خرید و تبادل اسناد در سال‌های گذشته چه اتفاقاتی رخ داده است؟

در سه سال گذشته یک مورد کتاب اسنادی نیز منتشر نشده است؛ البته در سال‌های گذشته نیز این آمار قابل توجه نبود. حوزه اسناد در سال‌های گذشته نیز فاقد برنامه راهبردی بوده است.

در مجموع همانطور که ایفلا برای کتابداران مهم است؛ ایکا نیز برای آرشیوست‌ها مهم است اما به عمد مدیران، کارشناسان را از ایکا دور می کنند. نباید حضور در مجامع بین المللی برای مدیران به یک تفریح تبدیل شود. متاسفانه این آفت بزرگی است. البته در بخش ایفلا همواره کارشناسان و استادان علم اطلاعات و دانش شناسی همواره و در اکثر مواقع حضور پیدا کردند اما درباره ایکا این قاعده رعایت نشده است. مثلاً در یکی از سال‌ها مدیر حراست کتابخانه ملی را برای شرکت در ایکا به فنلاند می فرستندو وقتی دلیلش را پرسیدم، گفتند همه مدیران سفر خارجی رفتند، او نرفته است. او بعد از رفتن سردی هوا تعریف می‌کرد زیرا تخصصی در حوزه اسناد نداشت.

در طول سه سال گذشته پست معاونت اسناد کتابخانه ملی تلاطم و تغییرات زیادی را تجربه کرد. از آقای جعرفیان تا آقای ناصری در دوره اخیر. سازمان آرشیو ملی ایران از نظر دسترسی و تسهیل ارائه خدمات اسنادی به پژوهشگران چطور عمل کرده است؟ خدمات آرشیوی را در دوره‌های گذشته چطور ارزیابی می‌کنید؟ برای ارائه خدمات بهتر در بخش آرشیو ملی به دانشجویان و پژوهشگران چه باید کرد؟

اساسا در حوزه تسهیل خدمات اسنادی اتفاق خاصی رخ نداده است زیرا برنامه راهبردی در این زمینه نداشتیم. شما می توانید از پژوهشگران و دانشجویان بپرسید هنوز اتفاق خاصی در زمینه دسترسی به اسناد و تسهیل خدمات ایجاد نشده است یا خیر؟ اگر آقای جعفریان و زرافشان و یوسفی را فاکتور بگیریم سایر افرادی که به آرشیو ملی آمدند نتوانستند کارنامه قابل قبولی را از خود به جا بگذارند. بعد از آقای عزیزی که تقریبا در آرشیو ملی و اسناد تخصص داشتند، این سه مدیر هم کارنامه بدی نداشتند. البته این مدریان فقط از نظر اجرایی و مدیریتی خوب بودند وگرنه اطلاعاتی از سند نداشتند.

پژوهشکده اسناد باید فعالیت جدی کند

فعالیت پژوهشکده اسناد در سال‌های اخیر چطور عمل کرده است؟ برای احیای پژوهشکده اسناد چه باید کرد؟

بخش پژوهشکده اسناد نیز در ۱۰ سال گذشته برنامه راهبردی مشخصی نداشته است، البته همین بخش در سه سال گذشته دچار رکود بوده است؛ در بخش تاریخ شفاهی نیز کار قابل توجهی نکردیم یا در بخش مطالعات ارشیوی که اصلا کار خاصی انجام ندادیم. در واقع در این بخش فاقد برنامه بودیم و هیچ کار تخصصی انجام ندادیم.

در پژوهشکده اسناد باید آثاری راجع به حفاظت و نگهداری از اسناد، خدمات آرشیوی، فهرست نویسی اسناد و تنظیم و توصیف اسناد، کتاب و پژوهش ببنیم اما وجود ندارد

من در زمان مسئولیتم در سازمان آرشیو ملی؛ پیشنهاد دادم برنامه و طرحی که در ایکا ارائه شده و مورد استقبال شورای آرشیو جهانی قرار گرفته است را در سازمان آرشیو ملی ادامه بدهیم. بر همین اساس نامه‌ای به معاونت پژوهشی کتابخانه ملی به شکل رسمی ارائه کردم و خواستار ادامه این طرح در پژوهشکده اسناد شدم اما عملا معاونت پژوهش کتابخانه ملی و رئیس پژوهشکده از این طرح استقبال نکردند.

در بخش پژوهشکده اسناد تقریبا کاری انجام ندادیم و کارشناسان این پژوهشکده شروع به تاریخ نگاری و نوشتن تاریخ کردند. در حالی که پژوهشکده اسناد باید راجع به تسهیل خدمات ارشیوی، تسریع فرایند تنظیم و توصیف و فراهم اوری و دسترسی و استفاده از اسناد تحقیق کند نه اینکه تاریخ را بنویسید. مثلا در پژوهشکده اسناد باید آثاری راجع به حفاظت و نگهداری از اسناد، خدمات آرشیوی، فهرست نویسی اسناد و تنظیم و توصیف اسناد، کتاب و پژوهش ببنیم اما وجود ندارد. شما خروجی مطالعات آرشیوی پژوهشکده اسناد را در ۲۰ سال گذشته مرور کنید،بیشتر کتاب تاریخ نوشته شده است یا کارشناسان آن به تاریخ نگاری محلی و موردی مشغول بوده‌اند که پسندیده نیست .پژوهشکده اسناد باید فعالیت جدی کند.