تکنیک رسیدن به اوج بازدهی فردی

پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است که پیشنهاد می‌کند وظایف کاری‌تان را به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم و بین آنها استراحت کنید. اما گزینه‌ دیگری وجود دارد که انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و به شما اجازه می‌دهد بر اساس نیازهای خاص خودتان آن را سفارشی کنید. نام این گزینه تکنیک فلوتایم است.

کد خبر: ۴۴۸۲۲۶

تاریخ: ۱۵ خرداد ۱۴۰۱ - ۱۹:۵۴

به گزارش ایران اکونومیست، فرادید نوشت: «امروزه تکنیک‌های بهره‌وری بیشماری وجود دارند که ادعا می‌کنند شما را به اوج بازدهی در محیط کار می‌رسانند. در میان آنها معدود تکنیک‌هایی غیر از پومودورو شناخته‌شده‌اند و به طور گسترده از آنها استفاده می‌شود. پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است که پیشنهاد می‌کند وظایف کاری‌تان را به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم و بین آنها استراحت کنید.

ایده‌ آن حول این مفهوم است که بیشتر مردم تمرکزشان را پس از ۲۵دقیقه کارِ بی‌وقفه از دست می‌دهند. در نتیجه برای حفظ کارایی به بازتنظیم نیاز دارند. اما این ایده یک مشکل دارد: هیچ دو کار و هیچ دو انسانی شبیه هم نیستند. بنابراین یک سیستم بهره‌وری با یک نسخه‌ ثابت را نمی‌توان برای همه افراد و همه‌ کارها تجویز کرد.

اما گزینه‌ دیگری وجود دارد که انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و به شما اجازه می‌دهد بر اساس نیازهای خاص خودتان آن را سفارشی کنید. نام این گزینه تکنیک فلوتایم است. در این مطلب همه چیز درباره‌ تکنیک فلوتایم و نحوه‌ استفاده از آن را می‌خوانید.

تکنیک فلوتایم چیست؟

تکنیک فلوتایم به اندازه‌ تکنیک پومودورو شناخته‌شده نیست. از بسیاری جهات، این تکنیک نواده‌ مستقیم پومودورو است، زاییده‌ افکار زوئی ریید-بیوِنز که آن را به عنوان وسیله‌ای برای رفع کمبودهایی که حین استفاده از تکنیک پومودورو تجربه کرده بود، ابداع کرد.

او دریافت پایبندی به بخش‌های کاری ۲۵دقیقه‌ای معمولاً مزاحم جریان کاری اوست و در آخر به جای تقویت به بهره‌وری او آسیب می‌رساند (منظور از جریان کاری احساس غرق‌شدن در یک کار خاص است). زوئی برای حل این مشکل در جستجوی خلق سیستمی بود که جنبه‌های سودمند تکنیک پومودورو را حفظ کند و در عین حال به او اجازه‌ ورود به یک جریان مثبت کاری و ماندن در آن را بدهد.

مبانی تکنیک فلوتایم

برای آغازِ استفاده از تکنیک فلوتایم، نخستین کاری که باید انجام دهید درست‌کردن یک جدولِ زمانی است که در مدیریت فعالیت‌های روزانه به شما کمک می‌کند. می‌توانید این کار را با کمک کامپیوتر یا به صورت دستی انجام دهید. در هر صورت روشی را انتخاب کنید که برای شما راحت‌تر است. در بخش عناوینِ ستون‌های این جدولِ زمانی موارد زیر را بگنجانید:

نام کار
زمان آغاز
زمان پایان
حواس‌پرتی
جمع زمان کار
جمع زمان استراحت

نمونه‌ جدول زمانی یک روز بر اساس تکنیک فلوتایم:

یک کار را انتخاب کنید

در آغاز کاری را انتخاب کنید که می‌خواهید حتماً همان روز آن را به اتمام برسانید. این کار باید مشخص باشد، کاری باشد که بتوانید به طور معقول ظرف مدت زمانی که دارید آن را به اتمام برسانید. برای نمونه، نباید کاری مانند «رنگ‌کردن خانه» باشد. اگر کاری را انتخاب کنید که زمان‌بر و پرزحمت است، برای اتمام آن به مشکل برمی‌خورید. پس سعی کنید کاری را که مد نظر دارید قابل‌ تقسیم به بخش‌های کوچک و قابل‌ کنترل باشد.

شروع به کار کنید

گام بعدی شروع به کار است. نام کار را زیر عنوانِ ستونِ «نام کار» و سپس زمان شروع کار را زیر عنوانِ ستونِ «زمان شروع» درج کنید. تنها قانونی که باید رعایت کنید این است که اجازه ندارید چند کار را هم‌زمان با هم انجام دهید. فقط یک کار مشخص! این قانون شما را وادار می‌کند فقط روی کاری که باید به اتمام برسانید تمرکز کنید و عوامل حواس‌پرتیِ خودخواسته را به حداقل برسانید.

به کارکردن ادامه دهید تا زمانی که به استراحت نیاز پیدا کنید

در این مرحله آزادید تا جایی که دوست دارید به کارکردن ادامه دهید اما اگر بعد از ۱۵دقیقه احساس خستگی کردید، دست از کار کشیده و استراحت کنید. اگر غرق کار شُدید، حساب زمان را از دست دادید و توانستید یک ساعت بدون‌ وقفه کار کنید، هیچ اشکالی ندارد!

ایده‌ این تکنیک این است که شما الگوهای خاص خودتان را بشناسید و کارتان را به بخش‌هایی تقسیم کنید که مناسب خودتان است. اگر روی کارهای خاص تمرکز خوبی ندارید، سعی کنید در مدت‌ زمان‌های کوتاه‌تری روی آنها کار کنید. اگر غرق انجام انواع دیگری از کار می‌شوید، تا زمانی که دلتان می‌خواهد و می‌توانید متمرکز باقی بمانید و به کارکردن ادامه دهید تا بهره‌وری‌تان را به حداکثر برسانید.

به احتمال زیاد به این نتیجه می‌رسید طولانی‌ترین زمانی که قادرید با تمرکز به انجام کاری مشغول باشید حدود ۹۰ دقیقه یا بیشتر است. این مدت زمان با ریتم اُلترادیان شما مطابقت دارد، یعنی دوره‌های متناوب هشیاری و استراحت که مغز ما در طول روز تجربه می‌کند.

مطالعاتِ موردی زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد چگونه استراحت‌های منظم، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. این یکی از دلایلی است که استراحت‌های اجباری بخشی از تکنیک پومودورو هستند. اما شواهدی هست که نشان می‌دهد رویکرد فلوتایم با استراحت‌های غیراجباری بسته به نیاز فرد هم به همان اندازه کارایی دارد.

مدت‌ زمان مناسبی استراحت کنید

زمانی که احساس کردید به استراحت نیاز دارید، کار را رها و استراحت کنید. فقط اطمینان حاصل کنید زمانِ رهاکردنِ کار را در جدول زمانی و در جایِ درست آن ثبت کنید. مدت‌ زمانِ کوتاه یا طولانیِ استراحت به خواستِ خود شما بستگی دارد اما از این امتیاز سوءاستفاده نکنید، چون در غیر این صورت مجموعِ زمان استراحت شما بیشتر از زمان کارتان خواهد شد.

قاعده‌ کلی این است که سعی کنید بعد از ۲۵ دقیقه کار پنج دقیقه به خودتان استراحت بدهید و به تناسب برای کار طولانی‌تر، زمان استراحت‌تان را بیشتر کنید. شاید نیاز پیدا کنید از زمان‌سنج (تایمر) استفاده کنید تا به موقع کارتان را از سر بگیرید. زمانی که استراحت‌تان به پایان رسید، فراموش نکنید زمان بازگشت به کار و مدت زمان استراحت‌تان را در جدول زمانی ثبت کنید.

در صورت بروز حواس‌پرتی عامل آن را ثبت کنید

حین کار همیشه اوقاتی هست که حواس شما به دلیلی پرت می‌شود. شاید عامل حواس‌پرتی شما تماس تلفنی، ایمیل فوری یا حتی نیازِ رفتن به توالت باشد. در این مواقع در ستون «حواس‌پرتی» آن را ثبت کنید. سعی کنید عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید اما جلوی آنها را به زور نگیرید، چون گاهی‌ عاملی که حواس شما را پرت کرده اولویت بالاتری از کار فعلی‌تان دارد. پس به جای اینکه عوامل حواس‌پرتی را به کل نادیده بگیرید یا با آنها کنار بیایید، با آنها آنطور که خودتان صلاح می‌دانید برخورد کنید.

تا زمانِ به‌اتمام‌رساندن کار این رویه را تکرار کنید

در گام بعدی تمام کاری که باید انجام دهید این  است که مراحل قبلی را تکرار کنید تا کاری که در دست دارید به اتمام برسد. با اتمام هر کار، زمان اتمام را در جدول زمانی ثبت کنید. اگر مایل باشید می‌توانید پس از اتمام کار، کل زمان کارتان را محاسبه یا می‌توانید این کار را به انتهای روز موکول کنید؛ زمانی که چند کار را به پایان رسانده‌اید. مهم‌ترین مسئله این است که هیچ شکافی در ردیابی جدول زمانی خودتان به جا نگذارید. جداول زمانی شما وقتی کامل شوند به دارایی شما تبدیل می‌شوند. این دارایی به شما توانایی ایجاد یک برنامه‌ کاری را می‌دهد که خروجی روزانه‌ شما را به حداکثر می‌رساند.

تحلیل کلی جداول زمانی

گر چه ثبت روزانه‌ اوقات کار و استراحت به اتمام کارهایی که دارید کمک می‌کند، دلیل مهم دیگری هم برای این کار وجود دارد. این جداول زمانی به‌تدریج نشان می‌دهند شما چگونه باید برنامه‌ی زمانی ایده‌آل روزانه‌ خودتان را طرح‌ریزی کنید. در نتیجه، در انتهای هر هفته، برای مقایسه‌ جداول زمانی این هفته با هفته‌های قبل وقت بگذارید. شاید ببینید الگوهای خاصی در حال شکل‌گیری هستند. برای نمونه شاید نتیجه بگیرید طولانی‌ترین دوره‌ی کار شما معمولاً قبل از ناهار است یا در زمان‌های خاصی از روز عوامل حواس‌پرتی شما بیشتر است. شما می‌توانید از این داده‌ها برای طرح‌ریزی موثرترِ هفته‌های آتی استفاده کنید.

بدون تردید همه می‌خواهند مهم‌ترین کارهایشان را در پربارترین اوقات روزشان بگنجانند. پس با مرور جداول زمانی در آخر هفته می‌توانید تصمیم بگیرید در هفته‌ جدید چه زمانی از روز را به مهم‌ترین کارهایتان اختصاص دهید که می‌دانید بدون وقفه می‌توانید تمرکز کنید. برعکس، انجام کارهایی را که اهمیت چندانی ندارند به اوقاتی از روز موکول کنید که احتمال دارد حین کار دچار حواس‌پرتی شوید. به علاوه می‌دانید چه موقع از روز را به پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی اختصاص دهید. مرور جداول زمانی و مقایسه‌ آنها با جداول هفته‌های گذشته نه‌تنها بهره‌وری شما را تقویت می‌کند بلکه اشتباهات کاری شما را به حداقل می‌رساند.

شباهت‌های اساسی میان فلوتایم و پومودورو

اگر با عملکرد پومودورو آشنایی دارید، شاید متوجه شباهت‌های آن با فلوتایم شده باشید. تکنیک فلوتایم به طور خاص برای حفظ سه ویژگی مهم تکنیک پومودورو طراحی شده که عبارتند از:

ردیابی دقیق زمان

یکی از دلایل موفقیت‌آمیزبودنِ تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد این است که یک سیستم جدی برای ردیابی زمان است. شما با اجبار به تقسیم کارتان به بخش‌های ۲۵دقیقه‌ای نسبت به کارهایی که پیش‌ رو دارید و نحوه‌ مدیریت زمان آگاهی پیدا می‌کنید. همین ویژگی‌ها به‌تنهایی جلویِ هدررفتن زمان باارزش شما را می‌گیرد، چون شما متعهد شده‌اید هر دقیقه از وقت‌تان را به حساب آورید. تکنیک فلوتایم هم این مزیت را دارد.

حذف انجام هم‌زمان چند کار

در تکنیک پومودورو شما باید یک کار را انتخاب کنید، مشغول انجام آن شوید و با استفاده از زمان‌سنج فقط ۲۵دقیقه را به هر یک از بخش‌های آن کار اختصاص دهید. فایده‌ عالی این کار متمرکز نگه‌داشتن شما روی همان کار است، چون از لحظه‌ای که زمان‌سنج شروع به کار می‌کند شما می‌دانید قرار است چه کاری را به اتمام برسانید، بنابراین وسوسه نمی‌شوید آن را رها کنید و بدون برنامه به سراغ کارهای دیگر بروید. گرچه در تکنیک فلوتایم اجباری به استفاده از زمان‌سنج ندارید، خودِ عملِ نوشتن برنامه‌ی کاری هم همان اثر زمان‌سنج را دارد. از آنجا که می‌دانید با کمک این جدول، زمانِ صرف‌شده روی کارتان را ردیابی می‌کنید، پس روی همان کار تمرکز می‌کنید تا زمانی که به پایان برسد.

تسهیل اوقات استراحت

یکی از بزرگ‌ترین عوامل تضعیفِ بهره‌وری «خستگی» است. شواهد زیادی وجود دارد که اثبات می‌کند استراحت‌کردن برای حفظِ اوجِ عملکرد کاری ضروری است. راز واقعیِ شهرت و موفقیتِ تکنیک پومودورو همین است، یعنی وقفه‌های استراحت‌کردن را اجباری و اجتناب‌ناپذیر کرده است. در قیاس با تکنیک پومودورو، تکنیک فلوتایم هم بر وقفه‌های استراحت‌کردن تاکید می‌کند با این تفاوت که شما را وادار به این کار نمی‌کند مگر اینکه خودتان نیاز به استراحت داشته باشید. در نتیجه برای موفقیت در استفاده از تکنیک فلوتایم خودانضباطی‌های فردی لازم است. اگر شما می‌توانید از زمان‌سنج پیروی کنید، هیچ دلیلی وجود ندارد که نتوانید یاد بگیرید از سیگنال‌های بدن خودتان هم پیروی کنید.

نتیجه‌گیری

بی‌جهت نیست که تکنیک پومودورو محبوبیت زیادی دارد. اما اگر مدتی است از این تکنیک استفاده می‌کنید و از ساختار سخت آن خسته شده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم حداقل یک یا دو هفته تکنیک فلوتایم را امتحان کنید. شاید به این نتیجه برسید که این تکنیک برای استایل کاری شما مناسب‌تر است و بازده‌ شما را نسبت به قبل افزایش می‌دهد.

منبع: lifehack