وقتی افراط در مدیریت زمان کار دستتان می‎دهد!

جهان ما سرشار است از پیام‌هایی که می‌گوید زمان منبع محدودی است و باید مدیریت شود، اما همین مدیریت زمان گاهی می‌تواند تبدیل به مانعی بر سر راه کارآمدی و بازدهی حقیقی شود و حتی سلامتی ما را به خطر بیندازد.

کد خبر: ۴۴۲۷۳۹

تاریخ: ۰۷ خرداد ۱۴۰۱ - ۰۲:۵۲

به گزارش ایران اکونومیست، روزنامه «جوان» در ادامه نوشت: نویسنده این یادداشت که خود از دیرباز مبلّغ مدیریت کارای زمان بوده، بر این باور است که جایگزینی زمان ذهنی به جای زمان عینی می‌تواند راه‌حل این مشکل باشد. او با ارائه سه نکته شیوه این جایگزینی را توضیح می‌دهد.

یک عمر تلاش برای مدیریت زمان

سال ۲۰۱۹ به بن‌بست رسیدم. از دید ناظر بیرونی، زندگی حرفه‌ای‌ام قرین موفقیت و خانواده‌ام شاد بود و این‌طور به نظر می‌رسید که زندگی‌ای رؤیایی دارم، اما دیگران این را نمی‌دیدند که با بی‌خوابی مزمن، سوءتغذیه، فشردگی عصب گردن و عدم تعادل هورمونی بسیار ناخوشایندی دست‌وپنجه نرم می‌کردم. بعداً کاشف به عمل آمد که از قضا مدیریت زمان مقصر بوده است.

من در همه عمرم مبلّغ مدیریت درست زمان بوده‌ام و هرجا که می‌شد، دنبال بهره‌وری و ترفندهای زمانی می‌گشتم. در زندگی شخصی‌ام، کارهای روزانه‌ام را جوری برنامه‌ریزی می‌کردم که وقتی می‌خواستم با ماشین رانندگی کنم، فقط نیاز باشد به راست بپیچم و با این کار در ترافیک چهارراه‌ها گیر نکنم. خانه‌ای خریده بودم که فاصله بین بخش‌های مختلف آشپزخانه‌اش کم باشد تا بتوانم به نحوی کارآمد آشپزی و نظافت کنم، حتی هر روز هفته صبحانه و ناهار یکسانی می‌خوردم (بیشتر وقت‌ها با عجله پشت پیشخوان آشپزخانه) تا زمان صرف شده برای وعده‌های غذایی را به حداقل برسانم.

در کارم، به دلیل علاقه‌ام به فهم چگونگی کارکرد زمان، پروژه تحقیقاتی‌ام را به این موضوع اختصاص داده بودم. درباره نحوه نگرش و استفاده افراد از زمان، هر چه می‌توانستم می‌خواندم. پژوهش‌هایی که درباره مزایای مدیریت زمان انجام شده است، فعالیت‌هایی را توصیه می‌کنند مانند شروع روز با مهم‌ترین کار. زمان را برای کارهای متفاوت قطعه‌قطعه می‌کردم، برای نوشتن در صبح و رفتن به جلسات در بعدازظهر برنامه‌ریزی می‌کردم. برای تمرکز، از فن پومودورو استفاده و به‌تناوب، ۲۵دقیقه کار و پنج دقیقه استراحت می‌کردم. بیشتر اوقات هم از یک حسابرس زمان استفاده می‌کردم تا ببینم وقتم را چطور صرف کرده‌ام و آن را با نحوه‌ای که باید صرف می‌کردم، مقایسه کنم. دقیقه‌به‌دقیقه هر روز هفته تقویمم برنامه‌ریزی شده بود و زمان تلف‌شده صفر بود.

من به عنوان یک سختکوش، برای کارایی بیشتر سخت تلاش می‌کردم، زیرا خواهان موفقیت حرفه‌ای بودم، البته که می‌خواستم زندگی هم بکنم. پژوهش‌ها به وضوح اهمیت استراحت و روابط اجتماعی برای سلامتی را نشان می‌دهند. برای گنجاندن این موارد در برنامه‌ام، طی هفته دیوانه‌وار کار می‌کردم تا از کارکردن در عصرها و آخر هفته‌ها اجتناب کنم، به همین ترتیب، به امید احتراز از ریسک مضاعف حمله قلبی که با چشم‌پوشی از تعطیلات مرتبط است، خودم را مجبور می‌کردم تا هر سال به مسافرت بروم. متأسفانه ذهنم هرگز بعدازظهرها، آخر هفته‌ها یا در مسافرت‌ها خاموش نمی‌شد و زمان کارم به شدت حساب‌شده بود، اما از آنجا که هر دقیقه از زمانم را سر کار و بیرون از آن تا حد ممکن مدیریت می‌کردم، توانستم کارآمد شوم.

مدیریت زمان کار دستم داد

اما راز شومی در اعماق ماجرا نهفته بود. سلامتی‌ام رو به وخامت گذاشته بود. چندین دکتر اصرار کردند آرام بگیرم و گفتند فهرست بیماری‌هایم همگی نشان‌دهنده استرس روانی و بروز تنش در بدنم است. من مقاومت می‌کردم: «اما خیلی‌ها بیشتر از من کار می‌کنند. من واقعاً کارآمدم!» ولی در ماه ژانویه سال۲۰۱۹ ناگهان چیزی شکست. نمی‌توانستم بنویسم. نمی‌توانستم فکر کنم. بُهت‌زده به رایانه‌ام نگاه می‌کردم و می‌ترسیدم که نتوانم کارم را بکنم. کاری که دوستش داشتم و سال‌ها برایش زحمت کشیده بودم، زیادی سخت به نظر می‌رسید. بدتر از آن، انگار کار بی‌ارزشی بود، مانند مجموعه‌ای از وظایف برنامه‌ریزی‌شده که یکی پس از دیگری تا ابد ادامه پیدا می‌کردند. مقاله‌ای را پیش از موعد ویرایش کن، به جلسه کمیسیون برو، برای کلاس آماده شو، درس بده، به ایمیل‌ها جواب بده، تکرار کن. انگار خود را طی فرآیند جست‌وجوی کارایی و بازدهی از کار انداخته بودم، اما هنگامی که به نمایشگر لپ‌تاپ زل زده بودم، اتفاق عجیبی افتاد. مقاله‌ای که داشتم تلاش می‌کردم بنویسم، ناگهان برایم معنایی خاص یافت و آن معنی را گرفتم. آن مقاله که با همکاری پروفسور کارن یانسن نوشته بودم، مروری بود بر پژوهش‌های سازمانی درباره زمان ذهنی؛ تجربه فردی یا اجتماعی گذشته، حال و آینده. در مقایسه با زمان عینی که با استفاده از ساعت و تقویم زمان خارج از فرد را اندازه می‌گیرد، زمان ذهنی تجربه درونی و شخصی از زمان را دربرمی‌گیرد. این‌گونه زمان ذهنی بازتابی است از اینکه افراد چطور زمان را می‌فهمند، تفسیر و با استفاده از خاطرات و پیش‌بینی‌ها در ذهن خود در زمان سفر می‌کنند تا معنایی برای زمان حال بیابند. این پژوهش به من آموخت که وسواس مدیریت زمان عینی سه درس مهمی را پنهان می‌کند که می‌توان از مفهوم زمان ذهنی آموخت.»

هر زمان عینی تفسیری ذهنی دارد

نخست اینکه ماهیت عینی زمان تماماً با زمان ذهنی درهم تنیده است، اما ما این واقعیت را تشخیص نمی‌دهیم. اکثر افراد معتقدند جلسات را باید مثلاً رأس ساعت ۹ یا ۹:۳۰ برنامه‌ریزی کرد یا اینکه روز کاری از ساعت ۸ تا ۱۷ طول می‌کشد. با وجود این، این‌ها برساخت‌هایی اجتماعی هستند که در بعضی موقعیت‌ها می‌توان از آن‌ها عدول کرد. اگر فردی به جلسه‌ای ۲۰دقیقه‌ای نیازمند است، چرا باید تقویم را برای ۳۰دقیقه اشغال کرد؟ یا اگر کسی بعدازظهرها برای رفع خستگی به استراحتی طولانی‌تر نیاز دارد، چه اهمیتی دارد اگر در زنگ ناهار معمول برای آن برنامه‌ریزی نشده است؟ پرسش‌هایی از این دست دیدگاه بیش از حد محدود من از مدیریت زمان را به چالش کشید و ترغیبم کرد دست از طرح‌واره‌های زمانی یا «قوانین زمانی» ام بردارم؛ دیدگاه‌های ثابت در این باره که کارها را چه وقت باید انجام داد و هر کار چقدر باید طول بکشد.

موعدهای مقرر نمونه دیگری از تفسیر ذهنی از زمان عینی است. بسیاری از موعدها که در نظر ما «واقعی»‌اند هر چیزی هستند جز واقعی. در عوض، موعدها تاریخ‌هایی برساخته اجتماع برای برنامه‌ریزی کاری فرد و هماهنگی او با دیگرانند. دریافتم که به سرانجام رساندن وظیفه‌ای تا تاریخی مشخص یا پاسخ‌دادن به درخواستی در یک چارچوب زمانی مشخص، غالباً به خاطر موعدهای قراردادی بود.

آموزه اصلی این است که زمان آنقدرها که تصور می‌کنیم عینی نیست. زمان در وهله نخست تفسیری ذهنی است و این مسئله باعث نقص در مدیریت زمان می‌شود، مگر اینکه به برساخت‌های ذهنی از زمانی که در آن زندگی و آن را خلق می‌کنیم هم توجه کنیم.

رویدادهای ذهنی اهمیتی برابر با ساعت‌های عینی دارند

درس مهم دیگری که از پژوهش درباره زمان ذهنی می‌گیریم این است که چگونه می‌توان رویداد را به جای ساعت یا تقویم، مبنای زمان قرار داد. وظایف یا جلسات کاری معمولاً در زمان‌هایی خاص برنامه‌ریزی می‌شوند، مثل توقف ظهرگاه برای ناهار، ولی روشی جالب‌تر برای کار می‌تواند این باشد که به جای آنکه زمان ساعتی را مبنا قرار دهیم، ریتم رویدادها مبنای ما باشد (مثلاً زمان ساعتی این‌گونه است: شروع به کار در ساعت ۸ صبح و توقف در ظهر برای ناهار). کار کردن بر اساس زمان رویداد، بین کار و برنامه، اولویت را به کار می‌دهد (مثلاً شروع به کار وقتی فرد آماده است و توقف زمانی که به استراحت نیاز دارد). در نظر گرفتن وظایف کاری همچون رویدادهای طبیعی نه تن‌ها به کارآمدی در مقابل کارایی اولویت می‌دهد، بلکه ادراک کنترل بر زمان را افزایش می‌دهد و لذت از انجام وظایف را بیشتر می‌کند.

دور شدن از برنامه ثابت انجام کارها باعث شد دیگر انتظار نداشته باشم تعداد ساعت مشخصی را به کار اختصاص دهم. رفته‌رفته احساس رضایتبخش به پایان رساندن کارها را پیش از رفتن سراغ کار بعدی تجربه کردم و این به من اجازه داد بدون ملاحظه زمان، کاملاً مجذوب کار شوم. این تجربه با نام «غرقگی» شناخته‌شده‌تر است. غرقگی نه تنها بازدهی بیشتری به همراه دارد، بلکه رضایتبخش‌تر نیز است، زیرا فرد کاملاً لحظه حال و مزایای توجه ذهن‌آگاهانه را تجربه می‌کند.

معنای ذهنی چیزی بیش از برنامه‌ریزی عینی است

سرانجام، پژوهش‌ها گویای این است که وقتی افراد زمان ذهنی را ادراک، تفسیر و در ذهن خود در آن سفر می‌کنند، اساساً در پی معنا هستند. برخلاف زمان عینی، معنای زمان ذهنی از ساعات و روزهایی نشئت می‌گیرد که آدم برای فعالیت‌های هدفمند و بااهمیت صرف کرده است. صرف وقت برای فعالیتی که به هویت پایدار فرد می‌پیوندد- مثل اینکه من مقاله‌ای درباره تجربه‌های گذشته برای منفعت خوانندگان آینده بنویسم- سودمندتر است از وقتی که صرف وظیفه‌ای با هدفمندی کمتر می‌شود- مثل نوشتن گزارش مخارج. ناگفته پیداست که هر دو فعالیت را باید انجام داد، اما دومی نیروی فرد را می‌کاهد، در حالی که فعالیت پرمعناتر به دلیل تجربه روح‌بخش کار پرمعنا، خود، مولد نیرو می‌شود. در نتیجه می‌توانم طوری برنامه‌ریزی کنم تا فعالیتی را که معنای کمتری دارد، در زمانی انجام دهم که نیروی کمتری دارم یا دقایقی که بین جلسه‌ها وقت دارم و اولویت را به مهم‌ترین و پرمعناترین وظیفه‌ها بدهم.

سفر به سوی مدیریت ذهنی زمان

نتیجه‌گیری کلیدی من از پژوهش درباره زمان ذهنی این بود که مدیریت زمان دیگر دوستم نبود، گاهی دشمنم بود. بیشتر از اینکه بیش از حد به کارایی در زمان عینی توجه کنم، باید دیدگاه ذهنی‌تری راجع به تجربه کلی زمان پیدا می‌کردم. بدون آنکه مزایای مدیریت زمان را از دست بدهم، خود را به چالش کشیدم تا به زمان عینی از دریچه ذهنیت نگاه کنم. رفته‌رفته به کار، به جای برنامه‌ای ثابت و ساعتی، به منزله مجموعه‌ای از رویدادهای ارزشمند نگاه کردم. به علاوه در هر کاری، از خودم می‌پرسیدم جایگاه این وظیفه در اهداف و ارزش‌های من کجاست. این‌گونه، بیشتر از آنکه به دنبال کارایی باشم، معنا را جست‌وجو می‌کردم. این تغییرهای ذهنی به من کمک کرد جست‌وجو برای تقویمی کاملاً کارا را رها کنم و کارهای رضایتبخش‌تر را پی بگیرم، البته در دستگاه برنامه کاری‌ام هیچ چیز فوراً تغییر نکرد. در مقام استاد دانشگاه، کنترل نسبتاً خوبی بر برنامه‌ام داشتم. در زندگی شخصی، هنوز باید به خانواده‌ام رسیدگی می‌کردم و برای ادامه درمان مشکلات مزمن سلامتی‌ام از پزشکان وقت می‌گرفتم، اما ادراک و تفسیرم از این رویدادها تغییر کرد. رفته‌رفته زمان برنامه‌ریزی نشده و فعالیت‌های بی‌سامان را به چشم فرصتی برای زایش خلاقیت در کارم نگریستم. طی چند ماه، دوباره از کار و زندگی‌ام لذت بردم و سلامتی‌ام رو به بهبود گذاشت.

به راحتی می‌توان فهمید که چرا جوامع ما سرشار است از پیام‌هایی با این مضمون که زمان منبعی محدود است؛ کالایی است که باید به جای هدردادن مدیریتش کرد. این نیز مسلّم است که اگر به نظم و سامان بیشتری نیاز داشته باشید، لازم است از ترفندهای گوناگون مدیریت مؤثرتر زمان استفاده کنید، اما برای بعضی از افراد مدیریت زمان، مانعی بر سر راه کارایی و بازدهی حقیقی است. مدیریت زمان ممکن است اثرات منفی بر سلامتی من گذاشته باشد، اما تجربه ذهنی زمان فرآیند شفابخشی را آغاز کرده است.

نقل و تلخیص از: وبسایت ترجمان/ نوشته: اَبی جی. شیپ/ ترجمه: علی امیــری/ مرجع: هاروارد بیزینس ریویو