بهبود ارتباطات داخلی رمز موفقیت شرکتها

آنچه که در دنیای امروز به عنوان نقش روابط عمومی در سازمان ها تعریف می شود، با تفکر غالب عامه میان مردم از این مقوله بسیار متفاوت است.

کد خبر: ۳۱۹۱۰

تاریخ: ۲۶ مرداد ۱۳۹۲ - ۰۹:۵۵

ا

مدیران و کارکنان و متخصصان بخش روابط عمومی باید از مهارت های لازم برای ارتقای ارتباطات شخص به شخص میان گروه ها برخوردار باشند و در حقیقت باید دانشی چندجانبه از اصول اساسی و اهداف شرکت و حتی مهارت های آن در سر داشته باشند تا بتوانند در ایجاد ساختار مشارکتی داخلی مذکور مدیران را یاری رسانند.سازمان هایی که به دنبال ارتقای وضعیت خود در بازار هستند معمولا بیش از همه چیز و در ابتدا سراغ راهکارهایی خارج از سازمان خود می روند تا بلکه با تغییر شرایط و نگرش مشتریان، شرایط بازار، توزیع کنندگان خدمات، عرضه کنندگان جزیی و کلان محصولات و خدمات بتوانند موقعیت خود را در بازار بهبود بخشیده و از فعالیت های خود منافع بیشتری کسب کنند. از منظر آنها تیم های بازاریابی و ارتباطاتی شرکت و یا سازمان تنها وظیفه اصلاح و تقویت پیام های دریافتی از محیط های خارجی را بر عهده دارند. آنها با دید دیگری به فعالیت های رسانه های دیجیتال نگاه می کنند و در بهترین شرایط بخشی از باقیمانده بودجه های تخصیصی خود را صرف این منظور می کنند که البته این امر نیز تا حدی مطلوب است.

چگونه یک مدل بهینه مشارکتی، ارتباطات مشارکتی کارمندان را افزایش می دهد؟

در این فضا برخی شرکتها وجود دارند که به استفاده از روشی که اغلب در نگاه ساده ای از دید فعالان پنهان می ماند روی می آورند و آن عبارت است از: تقویت کارکرد ارتباطات درون سازمانی و بعضا بازتعریف و بازآفرینی این ارتباطات به منظور یکپارچه و همگام کردن هرچه بیشتر کارکنان در مقابل چالش های موجود در بازار. این مهم با ابزارهایی فراتر از انتشار یک خبرنامه داخلی، یا ارائه تشویق ها و پیام هایی سطحی در شبکه داخلی سازمان و یا تکرار متناوب پیام ها و دستورالعمل های صادر شده از سوی مدیران ارشد به تیم های عملیاتی آنها تحقق پیدا خواهد کرد. تیم های روابط عمومی هوشمند و با تدبیر برای نیل به این هدف برنامه ها و طرح هایی را تعریف و توسعه می دهند که با استفاده از آنها می توانند مهارت های ارتباطی میان همکاران را ایجاد و یا تقویت کنند و تمایل کارمندان را به استفاده از این مهارت ها در کلیه سطوح سازمان یا شرکت برانگیزند.

اما سوالی که به میان می آید این است که آیا چنین روش هایی تا حدی سبب عدم متمرکز بودن زیرساخت ارتباطاتی کارمندان نمی شود؟ پاسخ این سوال از بسیاری از جهات مثبت است. مدل ارتباطی شخص با شخص مدلی است که کارمندان شرکتها یا سازمان ها هر روزه در زندگی روزمره خود در خارج از سازمان از طریق افزایش روز افزون استفاده شخصی از رسانه های دیجیتالی، آن را تجربه می کنند. متاسفانه در فضای سازمانی و شرکتی اتکا و اعتماد بیش از اندازه بر دستورالعمل های صادر شده از مرکز مدیریت، از شکل گرفتن و تقویت ارتباطات بین اشخاص تا حدی ممانعت به عمل می کند.

پیشروی به سوی استفاده از مدل ارتباطی شخص با شخص در سازمان ها و شرکتهایی که طبق آن کارمندان شرکت همگی افرادی خواهند بود دارای مهارت هایی عالی در برقراری ارتباطات با یکدیگر و با استفاده از مهارت های خود می توانند مانند مبلغی توانا برای شرکت عمل کنند، سبب کسب منافع تجاری بی شماری برای سازمان یا شرکت شده و این عملکرد کارکنان در برقراری ارتباطات موثر درون سازمانی، تاثیراتی چشمگیر بر عملکرد شرکت در بازار می گذارد. با استفاده از اجرای مدل ارتباطات بین اشخاص در سازمان یا شرکت که مدیریت آن بر عهده تیم های مرکزی روابط عمومی است اطلاعات با سرعت زیادی میان تیم ها و اشخاص سازمان منتشر و بدین وسیله فرهنگ هوشمندانه تری در سازمان ایجاد می شود که قابلیت تطابق سریعتر با شرایط متغیر را خواهد داشت.

بازخوردهای دریافت شده از کلیه سطوح سازمانی، دیدگاه هایی جدید میان تصمیم گیران ایجاد می کند و می تواند حتی سبب ارائه طرح هایی نوین و نوآورانه برای تغییر استراتژی های سازمان در راستای پیشرفت آن شود. با تغییر دیدگاه و افکار غیرقابل رسوخ در سازمان ها و انعطاف پذیر شدن اذهان، همکاری میان اعضای سازمان شدت و عمق بیشتری پیدا می کند و در نهایت، همه این مسایل مزایایی را برای سازمان به ارمغان می آورد و به سازمان کمک می کند که با دانش و اطلاعات در دسترس خود به بینشی نوین و قدرتمند که اساس و پایه ای با ثبات دارد دست پیدا کند.

پایه گذاری یک مدل ارتباطاتی داخلی متمایز کار ساده ای نیست و نمی توان در بازه زمانی کوتاهی به آن دست پیدا کرد. انجام این کار سخت است چنانکه در مراحل ابتدایی احتمالا جذابیتی برای کارمندان و حتی مدیران تصمیم گیر نخواهد داشت. اما انجام آن و ایجاد ساختاری برای شکل گیری ارتباطات قدرتمند درون گروهی میان کارکنان و مدیران و میان تیم های اجرایی و عملیاتی کاری است که در حقیقت، آینده شرکتها را برای توسعه و تقویت عملکردهای سازمانی بهینه ای که منجر به موفقیت آنها در بازار می شود، تضمین می کند. آنچه که با انجام این کار توسط گروه های روابط عمومی در سازمان های مرکزی و شرکتها، عاید آن ها می شود چیزی فراتر از ارتباطات درون سازمانی صرف میان اعضای سازمان است و با دیدی جامع می توان گفت که این ارتباطات در حقیقت حلقه های زنجیری است برای به هم وصل کردن عملیات ها و افکار خلاقانه ای که بعضا در سر کارمندان وجود دارد و به علت عدم تفکر مشارکتی و پرورانده شدن در فضای همکاری به باد فنا می رود و سازمان از بهره گرفتن از اشخاصی که می تواند خلاقیت آنها را در اختیار داشته باشد محروم می کند.

آنچه که در دنیای امروز به عنوان نقش روابط عمومی در سازمان ها تعریف می شود، با تفکر غالب عامه میان مردم از این مقوله بسیار متفاوت است. مدیران و کارکنان و متخصصان بخش روابط عمومی باید از مهارت های لازم برای ارتقای ارتباطات شخص به شخص میان گروه ها برخوردار باشند و در حقیقت باید دانشی چندجانبه از اصول اساسی و اهداف شرکت و حتی مهارت های آن در سر داشته باشند تا بتوانند در ایجاد ساختار مشارکتی داخلی مذکور مدیران را یاری رسانند.

منبع اصلی : کاوشگران روابط عمومی

مترجم: سلامه پروین