هیبنا بررسی می‌کند؛

۵ گام برای مدیریت زمان در بانک مسکن

کارشناسان به منظور تحقق مفهوم بهره‌وری در سازمان‌ها ۵ گام کلیدی به منظور مدیریت زمان را پیشنهاد می‌کنند.

کد خبر: ۲۶۷۸۰۸

تاریخ: ۲۵ آذر ۱۳۹۷ - ۱۷:۱۳

به گزارش ایران اکونومیست به نقل از پایگاه خبری بانک مسکن-هیبنا؛ تبدیل مدیریت زمان به اولویت سازمان همواره یکی از اصول اساسی و محورهای کلیدی در ارتقای مفهوم بهره‌وری سازمانی است که در مجموعه بانک مسکن نیز مانند سایر سازمان‌ها باید مورد توجه قرار بگیرد.

با توجه به آنکه لازم است در هر سازمان فعالیت‌ها و برنامه‌های کاری در زمان مشخص شده و بهینه انجام شود آشنایی با مفهوم مدیریت زمان و به کارگیری مصادیق و گام‌های موثر در تحقق آن، به مدیران و سایر کارکنان سازمان‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را در زمان بهینه به انجام برسانند. مفهوم مدیریت زمان همچنین موجب کاهش استرس و فشارهای شغلی بر کارمندان می‌شود و مفهوم برنامه‌ریزی زمانی در قالب آن قابلیت تحقق می‌یابد.

بررسی‌های انجام شده در قالب دیدگاه‌های کارشناسی نشان می‌دهد مدیریت زمان سازمانی یک موضوع بسیار مهم برای تمام افراد سازمان از پایین‌ترین سطح کارکنان تا بالاترین درجه مدیران است؛ لازم است مدیران به منظور ارتقای سطح بهره‌وری، موضوع مدیریت زمان را نه به صورت فردی بلکه به عنوان یک موضوع سازمانی مورد توجه قرار دهند؛مدیران سازمان در زمان بررسی‌های مربوط به طراحی‌های سازمانی مانند تقسیم وظایف،گستردگی نظارت‌ها وواگذاری تصمیم‌گیری‌ها می‌توانند توجه بیشتری به مدیریت زمان داشته باشند؛همچنین شرکت‌ها و سازمان‌ها باید مطمئن باشند که مدیران،ابزارها وانگیزه‌های لازم را برای مدیریت موثر زمان در اختیار داشته باشند؛به طور کلی 5 گام موثر در راستای تبدیل مدیریت زمان به اولویت سازمان به منظور ارتقای سطح بهره‌وری سازمانی قابل ذکر است.

«تعیین بودجه مدیریت زمان و ایجاد فرآیندی مناسب برای آن» گام اول در این زمینه محسوب می‌شود؛تعیین بودجه زمانی برای اقدام مهم شرکت وسازمان ممکن است قدری افراط‌گرایانه به نظر برسد اما بهترین روش برای کنترل زمان همانند کنترل منابع مالی شرکت است؛سازمان‌ها به جای آنکه بصورت تصادفی به پروژه‌ها واقدامات خود چیزی اضافه کنند باید به شکل روتین تحلیل کنند که هریک از این پروژه‌ها چه میزان توجه مدیریتی،راهنمایی و دخالت نیاز دارند.همچنین باید بررسی شود که چه نظارت‌هایی مورد نیاز است؟و ...
«در نظر گرفتن زمان در هنگام اعمال تغییر سازمانی» گام دوم در این زمینه است؛سازمان‌ها معمولا به محدوده کنترل مدیریتی از دیدگاه ساختاری نگاه می‌کنند؛هر چقدر این محدوده بزرگ‌تر باشد به مدیران کمتر و مخارج کلی کمتری نیاز است؛ساعات مورد نیاز برای مدیریت،رهبری یا نظارت بر کار یک کارمند،محدودیتی ایجاد می‌کند که اگر به درستی مدیریت نشود ساختارهای بی‌ثبات وغیر‌کارآمدی ایجاد می‌کند؛سازمان‌هایی که عملکرد ضعیف دارند با گزارش‌های مستقیم همه کارهایی که خودشان می‌توانند به خوبی مدیریت کنند را بر دوش مدیران عامل می‌گذارند؛بنابراین لایه شناسی کارها خود می‌تواند عامل صرفه‌جویی در زمان باشد؛چون نقش‌های مدیریتی زائد را که فقط باعث پیچیده‌تر شدن وظایف می‌شوند،حذف می‌کند.

سومین گام در تبدیل مدیریت زمان به اولویت سازمان «کسب اطمینان از اندازه‌گیری و مدیریت زمان توسط کارمندان به طور مداوم و روزمره» است؛هر یک از افراد خط مبنای داده –محوری به عنوان نقطه شروع دارند که با استفاده از آن می سنجند که چگونه تخصیص زمان با اهداف استراتژیک فردی آن‌ها همخوانی دارد؛اگر هر چیزی را اندازه‌گیری و مدیریت کنید فارغ از اهمیتی که آن موضوع دارد،به یکی از اولویت‌ها تبدیل می‌شود.

گام چهارم در این زمینه به اعتقاد کارشناسان حوزه بهره‌وری و مدیریت زمان«تصحیح تقویم سازمان» است؛از نظر سازمانی،باید تقویم‌ها وبرنامه‌های جلسات را دوره کرد تا بتوان ارزیابی صادقانه‌ای داشت از اینکه کدام جلسات به اهداف استراتژیک کمک می‌کنند؛بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ،یک تقویم بزرگ در نظر می‌گیرند تا تاریخ جلسات مهم را در آن تعیین کنند؛اما تعداد بسیار کمی از آن‌ها قدم بعدی را برمی‌دارند و از این تقویم به عنوان ابزاری برای ریشه‌کن کردن اتلاف زمان در سازمان استفاده می‌کنند.سازمان‌ها با دانستن اینکه کدام جلسات فقط برای گزارش دهی،کدام یک برای حل مشکلات و افزایش همکاری میان بخش‌ها و کدام یک برای مدیریت عملکرد و تصمیم‌گیری‌های نهایی هستند، می‌توانند به پیشرفت دست‌یابند.

«ارایه پشتیبانی اداری با کیفیت» نیز بعنوان گام پنجم از اهمیت بسزایی در مدیریت زمان سازمان برخوردار است؛ عمده افرادی که معتقدند زمان را به خوبی مدیریت می‌کنند از پشتیبانی قوی در برنامه‌ریزی و تخصیص زمان برخوردارند.