«مهدی مشفق» در گفتوگو با خبرنگار ایران اکونومیست اظهار داشت: مرکز اسناد اداری ایران در سازمان اداری و استخدامی کشور قرار دارد و بیش از ۵۰۰ هزار برگ سند اداری کشور برای بهرهبرداری تحقیقاتی در دسترس محققان و دانشگاهیان است.
وی ادامه داد: نخستین سندی که در روزهای ابتدایی آغاز به کار دولت سیزدهم در سازمان اداری و استخدامی کشور، میان کاغذها و چکپرینتها داخل یک کمد پیدا شد، نمودار نظام و تشکیلات پیشنهادی دولت جمهوری اسلامی ایران بود که بین سالهای ۱۳۶۵ تا ۱۳۶۸ ایجاد شده است.
رئیس امور حوزه ریاست سازمان اداری و استخدامی با بیان اینکه کتابخانهای در سازمان وجود دارد که بیشتر شبیه مخزن است، افزود: حدود ۳۵ هزار جلد کتاب در این مخزن بود که به مرکز اسناد و کتابخانه جدید منتقل شده و در حال وجین شدن هستند.
وی اظهارداشت: نخستین لایحه استخدام کشوری آذرماه ۱۳۰۱ تصویب شد و به نوعی آغاز تاریخ استخدام قانونی کشور به صورت رسمی همین تاریخ است.
مشفق بیان کرد: سال ۱۳۷۸ برای اولین بار «سازمان امور اداری و استخدامی کشور» با بیش از ۴۰ سال سابقه، به تصمیم دولت وقت با «سازمان برنامه و بودجه کشور» ادغام و «سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور» تاسیس شد.
وی ادامه داد: سال ۱۳۸۶ تغییرات جدید شکل گرفت و «سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور» منحل شد و دو معاونت با عنوانهای «معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور» و «معاونت برنامهریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور» شکل گرفت و همین دو معاونت دوباره در سال ۱۳۹۳ با هم ادغام شدند و سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور تشکیل شد و در سال ۱۳۹۵ با انحلال سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور، دوباره سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان برنامه و بودجه کشور به وجود آمد.
مشفق گفت: در این ادغام، تفکیک و جابهجاییها بسیاری از اسناد مهم اداری کشور از دسترس خارج شد یا به اصطلاح کتابدارها پرواز کرد. ما حتی نامههای اتوماسیونی قبل از سال ۱۳۹۵ را نداریم و در همین ادغام و تفکیکها و جابهجاییها از بین رفتهاند.
وی با تاکید براینکه این اسناد باید یکجا جمعآوری شوند و به صورت دیجیتالی در دسترس قرار گیرند، افزود: اسناد، پشتوانه تحقیق است و حوزه اداری هم با دیگر حوزهها تفاوتی از این حیث ندارد. ما برای گردآوری اسناد اداری کشور، با روسای سابق سازمان هم نامهنگاری کردیم تا چنانچه سندی دارند به ما امانت بدهند که آن را دیجیتالیسازی کنیم و دوباره برگردانیم.
مشفق بیان کرد: در حال راهاندازی آرشیو شفاهی مرکز اسناد هستیم و گفتوگوها، نشستها، بحثها و ... در این بخش آرشیو خواهند شد. آیندگان باید بتوانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند تا تصمیمات درست برای حکمرانی اتخاذ کنند.
وی افزود: هم اکنون نگران این هستیم که اسناد موجود، در دست مردم یا مسئولان یا حتی انبارهای دستگاههای اجرایی کشور در شرایط نامناسبی نگهداری شوند و از بین برود یا در بدترین حالت این اسناد بدون توجه به ارزش تاریخی و اعتباری آن، کاغذ باطله شناخته شده و دور ریخته شوند.
مشفق اظهارداشت: علاوه بر اینکه استانداردهای روز دنیا را برای ارتباط با کتابخانههای معتبر در جهان رعایت کردیم، به واسطه عضویت در مجامع اداری جهانی و رایزنیهایی که انجام دادیم، توانستیم از ارائهدهندگان بینالمللیِ مقالات معتبر در حوزه مدیریت، وبسرویسهایی را به صورت اشتراکی یا در بخشی هم به صورت تهاتر دریافت کنیم.
