ظرفیت دفاتر اسناد رسمی ،که کل کشور را تحت پوشش قرار می دهند و سابقه تجربه ای بیش از ۸۰ سال دارند، از جمله مسائلی است که گاها به فراموشی سپرده می شود و یا اینکه در ازدحام فعالیت ها نادیده گرفته می شود.
مطابق قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران ، دفتر اسناد رسمی برای تنظیم ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می‌شود و اداره آن با سردفتر می باشد. سران دفاتر اسناد رسمی نیز حقوقدانانی هستند که با موفقیت در آزمون و اختبار مربوطه و پس از تایید توسط مراجع قانونی، با حکم ریاست قوه قضاییه (در حال حاضر، معاونت قوه قضاییه و رییس سازمان ثبت) به این سمت منصوب می گردند.
تاریخ و تجربه طولانی دفاتر اسناد رسمی این موضوع را ثابت نموده است که این تشکیلات که توسط یک حقوقدان منصوب قوه قضاییه اداره می گردد، در کنار ثبت اسناد رسمی که صلاحیت و وظیفه ذاتی آنها می باشد، همواره به عنوان مشاوران و معتمدان مردم عمل نموده و بسیاری از مردم امور اسناد رسمی و ثبتی و غیره خود را با مشورت با معتمدان خود در دفاتر اسناد رسمی به انجام می رسانند و دفاتر اسناد رسمی با تمام فراز و نشیب ها و با وجود تخلفات و جرایمی که توسط برخی از افراد ممکن است اتفاق بیفتد، همچنان مورد اعتماد مردم می باشند.
امروزه در کل کشور حدود ۷ هزار دفتر اسناد رسمی، متشکل از ۷۰۰۰ سردفتر و ۷۰۰۰ دفتریار و بیش از ۲۰ هزار همکار و کارمند آشنا به مسائل حقوقی و قانونی دارای ظرفیتی بلامنازع می‌باشند که استفاده بهینه از این ظرفیت راهگشای بسیاری از مشکلات و تسهیل کننده بسیاری از امور و تشریفات خواهد بود.
یکی از ظرفیت‌های بسیار مهمی که هم اکنون در دفاتر اسناد رسمی موجود می باشد ، این است که دفاتر اسناد رسمی می توانند به عنوان پنجره واحد امور ثبتی و اسناد رسمی و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی و نقش ایفا نماید.
پنجره واحد ابتدا بیشتر در زمینه تجارت فرامرزی مطرح شد و از سوی سازمانهای داخلی و بین المللی از جمله سازمان جهانی گمرک را مورد تاکید و تبیین قرار گرفت و از مهم‌ترین پروژه‌های کشورها در تجارت فرامرزی می باشد.
اما هم اکنون بسیاری از سازمان‌ها و نهادها با استفاده از تجربه و موضوعات مطروحه در این زمینه به این اعتقاد رسیدند که می توانند با ایجاد پنجره واحد و ارائه تسهیلات بیشتر در زمینه فعالیت خود موجبات رضایتمندی بیشتر مراجعه و مردم را به وجود بیاورند و از مزایا و منافع آن بهره مند گردند.
از دیدگاه مرکز تسهیل تجارت و تجارت الکترونیک سازمان ملل متحد( UN/CEFACT ) پنجره واحد، عبارت است از تسهیلاتی که به تجار، سرمایه گذاران و شرکت های دخیل در امر حمل و نقل و ترانزیت از سوی گمرک ارائه می گردد و این امکان را می‌دهد که اطلاعات لازم را در قالب های استاندارد سازمان جهانی گمرک ارائه و تمامی مجوزها و موارد قانونی مرتبط با فعالیت خویش را در همان نقطه دریافت دارند.
کمیسیون اقتصادی سازمان ملل متحد برای اروپا (UNECE) مفهوم پنجره واحد را چنین تعریف می نماید: "سیستمی که به بازرگانان اجازه می‌دهد اطلاعات را با گمرک و دولت برای تامین نیازهای قانونی صادرات و واردات خود مبادله نمایند".
به طور کلی از نظر سازمان جهانی گمرک مفهوم پنجره واحد عبارت است از تسهیلاتی که به اشخاص درگیر در تجارت و حمل و نقل ارائه می شود تا اطلاعات و اسناد خود را به صورت استاندارد در یک نقطه ورودی واحد ارائه دهد و همه امور واردات صادرات و ترانزیت مربوط به فعالیت قانونی خود را انجام دهند.
با عنایت به تعاریف مربوط به پنجره واحد تجارت فرامرزی، در حقیقت پنجره واحد عبارت است از تسهیلاتی که به مراجعه کنندگان ارائه می گردد و این امکان را می دهد که اطلاعات و اسناد خود را در قالب های قانونی و استاندارد به یک مرجع قانونی یا در یک درگاه الکترونیکی معین شده ارائه و تمامی مجوزها و موارد قانونی مرتبط با امور خویش را از همان مرجع یا درگاه الکترونیکی دریافت نمایند.
در شرایط عملی، محیط پنجره واحد یک مجرای فیزیکی یا الکترونیکی برای تسلیم و پردازش تمامی داده ها و مدارک مربوط به یک فعالیت را فراهم می‌سازد. این نقطه ورودی به وسیله یک مرجع قانونی مدیریت می شود و همان مرجع، سازمان های مربوطه را مطلع ساخته و کنترل های لازم را انجام می دهد.
هدف نهایی پنجره واحد، جلوگیری از پراکندگی انجام امور و تشریفات قانونی توسط مراجع قانونی مربوط به مراجع قانونی مربوط به یک فعالیت و ارائه خدمات می باشد. امروزه لازمه انجام بسیاری از فعالیت ها و پیگیری روابط حقوقی مردم، مراجعه به ادارات و سازمان های مختلفی می باشد که بر حسب وظایف خود هر کدام خدمات مربوط به کنترل ها، بازرسی ها، صدور مجوزها و اسناد و مدارک گواهی ها و غیره را ارائه می دهد.
این امر مستلزم مراجعات مکرر صرف هزینه و وقت زیاد، بروکراسی، سردرگمی مراجعین، عدم شفافیت، عدم دسترسی کامل به اطلاعات، ترافیک و غیره و نهایتاً موجب نارضایتی بسیاری از خدمت گیرندگان می گردد. در حالی که با استفاده از پنجره واحد و انتخاب یکی از مراجع یا یک درگاه الکترونیکی، بعنوان پنجره واحد می توان بسیاری از مشکلات را حل و خدمات را به راحتی در اختیار مردم قرار داد.
پنجره واحد، لزوماً به معنای استفاده از یک تکنولوژی برتر یا یک درگاه الکترونیکی نمی باشد و پنجره واحد می‌تواند در یک محیط دستی و سنتی با همکاری مشترک مقامات و مراجع مربوطه انجام پذیرد.
مدل های مختلف پنجره واحد:
１- روش مرجع واحد:
در این روش پنجره به گونه ای طراحی می شود که متقاضیان همه درخواست های کتبی یا سیستمی خود را به یک مرجع واحد ارائه می دهند و این مرجع مسئولیت و مدیریت ارسال و پیگیری و دریافت پاسخ درخواست ها را به عهده می گیرد و نتایج را در اختیار متقاضی قرار می دهد.
2_ روش سیستم اتوماتیک واحد:
در این روش متقاضی درخواست های خود را پس از وارد کردن در سیستم به سایر دستگاههای مربوطه ارجاع می‌دهد.
3_ روش سیستم اتوماتیک تبادل اطلاعات:
در این روش که در واقع متداول ترین مدل ارائه پنجره واحد می باشد ، تمامی اطلاعات مورد نیاز متقاضی وارد سیستم می گردد و سپس اطلاعات موجود در دسترس همه دستگاههای مربوطه قرار و کلیه خدمات مورد احتیاج متقاضی توسط این سیستم انجام می گیرد.
دفاتر اسناد رسمی این ظرفیت را دارند که به عنوان پنجره واحد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در امور ثبتی و اسناد رسمی عمل نمایند و با استفاده از ظرفیت‌های قانونی و گستردگی دفاتر، تعداد نیروهای مستقر در دفاتر اسناد رسمی و غیره بسیاری از امور ثبتی و ملکی مراجعین را با تاکید بر رضایتمندی آنها و با رعایت کامل قوانین و مقررات در حداقل زمان ممکن به انجام برسانند، به طوری که مراجعین می توانند با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی کلیه امور ثبتی و ملکی خود را به انجام رسانده و پیگیری نموده و نتیجه را از همان دفاتر اسناد رسمی دریافت نمایند.
تجربه واگذاری بررسی تقاضای صدور سند مالکیت کاداستری و احراز هویت، بررسی اسناد و مدارک مثبته و ارسال آنها به اداره ثبت اسناد از طریق پست و پرتال مربوطه نمونه کوچکی از اموری است که نشان می دهد که دفاتر اسناد رسمی می توانند به عنوان پنجره واحد ثبت اسناد و املاک عمل نمایند.
بسیاری از امور ثبتی و موضوعات دیگری از قبیل درخواست صدور سند مالکیت المثنی، درخواست اصلاح سند، درخواست سند وفق قانون تعیین تکلیف اراضی و ساختمانهای فاقد سند رسمی، درخواست تعیین حدود، آگهی های ثبتی ، ثبت شرکت ، ثبت اختراع و علامت و بسیاری از موارد دیگر را می توان به عنوان پایلوت معرفی و دفاتر اسناد رسمی را به عنوان پنجره واحد سازمان اسناد و املاک انتخاب واین موارد را به دفاتر واگذار نمود و پس از پایش و بازنگری و اصلاح امور، ظرفیت های قانونی و لازم را جهت واگذاری سایر امور به پنجره واحد مذکور ایجاد نمود.
در این رابطه نیز لازم است ظرفیت سازی دفاتر اسناد رسمی مورد توجه قرار گیرد ظرفیت سازی به معنای توسعه و استفاده از ابزار، فرایندها، منابع و تاکید بر شایستگی، کسب مهارت مورد نیاز، برای بهبود و کارایی و اثربخشی بودن وظایف تخصیص داده شده برای رسیدن به اهداف تعیین شده دفاتر اسناد رسمی می باشد. (البته پرداختن به این موضوع ، مستلزم کاوش و تحقیق و نگارش دیگری است که در این مقال به آن نمی پردازیم)، مسلماً در ظرفیت سازی مذکور باید برموارد ذیل تاکید نمود:
الف _ تشخیص دقیق نیازهای ظرفیت سازی و توسعه با افزار کارآمد و متخصصان و مشاوران با تجربه
ب _ ایجاد اراده و تعهد قدرتمند وپایدار برای ظرفیت‌سازی
ج _ افزایش همکاری و انسجام و مشارکت فراگیر سران دفاتر اسناد و دفتریاران
د_ مشارکت هیئت مدیره کانون با سران دفاتر و دفتریارن در زمینه ظرفیت سازی
ه _ واقع بینانه بودن و دقیق بودن انتظارات ظرفیت سازی دفاتر با توجه به مشکلات و منابع قانونی و غیره
به هر حال با توجه به ظرفیت‌های کنونی دفاتر اسناد رسمی و ظرفیت‌سازی های جدید احتمالی، انتخاب دفاتر مذکور به عنوان پنجره واحد سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور مزایای فراوانی را برای سازمان ثبت اسناد و املاک و مربوط به همراه خواهد داشت که مواردی از آن به شرح ذیل میباشد:
۱_ تسهیل در ارائه خدمات ثبتی و ملکی و حذف تشریفات اضافی اداری
۲_ کاهش محسوس مدت زمان انجام امور ثبتی و ملکی مذکور در پنجره واحد
۳_ بهبود تشریفات مربوط به امور ثبتی و ملکی
۴_ افزایش بهره وری فعالیت های مذکور در دفاتر اسناد رسمی
۵_ افزایش حجم خدمات ثبتی و ملکی در یک بازه زمانی ۶_ ایجاد یکپارچگی در امور ثبتی و ملکی واگذار شده به پنجره واحد
۷_ شفافیت و حذف انحصار اطلاعات
۸_ دسترسی آسان تمام ذینفعان به اطلاعات و انجام تشریفات مربوط به امور ثبتی و ملکی خود در یک نقطه و مرجع واحد
۹_ ارتقای امنیت
۱۰_ کاهش فساد
۱۱_کاهش قابل توجه هزینه ها
۱۲_ کاهش مراجعات ذینفعان به ادارات ثبت
۱۳ _ کاهش رفت و آمدها و ترافیک شهری
۱۴_ بهبود رتبه سازمان ثبت اسناد و املاک در ارائه خدمات الکترونیکی ودر دولت الکترونیک
در این ایام در راستای ایجاد دولت الکترونیک و الزام دولت به ارایه خدمات الکترونیک، اکثر سازمان ها در این راستا گام بر می دارند یا برنامه ریزی می کنند که با انجام یکی از روش های پنجره واحد وانتخاب یک مرجع به یا درگاه الکترونیکی به عنوان پنجره واحد ، تسهیلات ویژه‌ای را در راستای ارائه خدمات برتر، بهینه، کارآمد، با کیفیت بیشتر افزایش دهند.
دفاتر اسناد رسمی با توجه به تجربیات خود و بویژه با توجه به اجرای سیستم الکترونیکی ثیت اسناد رسمی (ثبت آنی) یکی از ظرفیت‌هایی هستند که سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور می تواند با استفاده از این ظرفیت توانمندی های خود را در ارائه خدمات افزایش دهد و ضمن استفاده از منافع و مزایای آن رضایتمندی بیشتر مردم را برای خود به ارمغان بیاورد.
منظوراین است که اگر دفاتر بعنوان پنجره واحد انتخاب شوند در کنار ثبت اسناد رسمی که از جمله صلاحیت های ذاتی دفاتر میباشد امور ثبتی را هم با توجه به اینکه اولا معتمد مردم هستند ثانیا آشنایی کامل با مقررات و قوانین و امور حقوقی دارند ثالثا با توجه به تعداد دفاتر و نیروهای آنها منبع انسانی عظیمی محسوب می شوند، می توانند بهترین تسهیلات حقوقی را در زمینه امور ثبتی ارایه دهند و این مسلما نافی صلاحیت و جایگاه دفاتر نخواهد بود و باید به گونه ای عمل نمود که جایگاه دفاتر اسناد رسمی وسران دفاتر و صلاحیت انان مورد خدشه واقع نگردد و صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی به فراموشی سپرده نشود و جایگاه دفاتر اسناد رسمی به جایگاه دفاتر خدمات الکترونیک تنزل پیدا نکند ، بلکه این امور در کنار ثبت اسناد رسمی و حتی مشاوره حقوقی که سران دفاتر به ان میپردازند انجام گیرد.
اسماعیل محمدی سردفتر دفتر اسناد رسمی
