به گزارش ایران اکونومیست - برنامه ریزی منابع سازمان یک ابر سیستم در سازمان به شمار می رود و پیاده سازی موفقیت آمیز چنین سیستم پیچیده ای نیازمند بهره گیری از دانش و تجربیات کافی و مناسب در این حوزه است. سیستم های نرم افزاری ERP حيطه وسیعی از محصولات نرم افزاری را شامل می شوند که عملیات تجاری روزانه سازمان و فرآیند تصمیم گیری سازمانی و عملیاتی را پشتیبانی می کنند.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در خدمت بسیاری از صنایع و حوزه های کاری متعدد در مجتمع های سازمانی بوده، سعی می کند فعالیت ها را از مدیریت زنجیره تامین، کنترل انبار، ساخت، حسابداری مالی و هزینه ها، منابع انسانی و تقریبا هر فرآیند مدیریتی مبتنی بر داده دیگر، در بر گیرد. به طوری که امروزه سیستم های ERP به ابزاری مهم و لازم برای بهبود مزایای رقابتی سازمان ها تبدیل شده است و در صورت موفقیت پیاده سازی پروژه ERP شرکت ها می توانند به سرعت، مزیت رقابتی در بازار جهانی کسب کنند.
سیستم های ERP ، سیستم های کامپیوتری قدیمی و مستقل واحدهای امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار را حذف می کند و به جای آنها تنها یک برنامه نرم افزاری یکنواخت شده قرار می دهد که از چند زیر مجموعه نرم افزاری که تقریبا شبیه سیستم های قدیمی است، تشکیل گردیده است. دوایر مالی، تولید و انبار، همچنان صاحب سیستم های خود هستند با این تفاوت که همه آنها در نرم افزار جدید به هم متصل هستند و در نتیجه کسی که در دایره مالی کار می کند، می تواند نرم افزار انبارداری را ببیند و وضعیت حمل سفارش را بررسی کند.
برنامه ریزی منابع سازمانی سیستم های ERP به عنوان یکی از تحولات مهم در دنیای فناوری اطلاعات و همچنین محبوب ترین استاندارد نرم افزار کسب و کار پذیرفته شده اند. ERP مجموعه ای از برنامه های کاربردی یکپارچه است که می تواند یک راه حل کلی برای نیازهای سیستم اطلاعاتی سازمان به وسیله می پرداختن به بخش بزرگی از فعالیت های کسب و کار از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، اطلاعات مربوط به زنجیره عرضه و مشتری، ارائه دهد.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی از سه واژه سازمان (یک سازمان بسیار گسترده)، منابع (همه منابع در دسترس برای یک سازمان و برنامه ریزی (نگاه به آینده با یک دید بلندمدت به جای نگاه کردن به وضعیت جاری) تشکیل شده است.
این سیستم به وسیله بهبود کیفیت اطلاعات در سطح کل سازمان، بستر مناسب تری برای تصمیم گیری مدیریت فراهم می کند. لیکن پیاده سازی ERP نیازمند سرمایه گذاری کلانی است و بازدهی آن مستلزم گذشت زمانی بین یک تا سه سال است.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از یک بانک اطلاعاتی واحد تشکیل شده و همه بخش های سازمان از اطلاعات واحد موجود در این بانک اطلاعات به طور مشترک استفاده می کنند. منظور از یکپارچگی در این نرم افزار استفاده اشتراکی دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود در این سیستم ها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند.
ابعاد گوناگونی همچون یکپارچگی، برنامه ریزی تولید و کنترل، حمایت و پشتیبانی مدیریت عالی به عنوان عوامل تأثیر گذار بر برنامه ریزی منابع سازمان در نظر گرفته شده اند.
منظور از یکپارچگی در این نرم افزار استفاده اشتراکی دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود در این سیستم ها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند. هدف اصلی ERP، نفوذ IT در تمام بخش های فعالیت سازمان است تا منابع مختلف با یکدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم، خروجی یکپارچه ای ارائه کنند.
سیستم های ERP به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می دهد تا با هماهنگی با هم کار کنند، حتی اگر میان آنها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد. به این ترتیب، ERP محیطی برای بهبود عملکرد تجاری و کسب مزیت رقابتی فراهم می کند.
زمانی که شرکت ها در زمینه های مختلف به سرعت رشد می کنند، اطلاعات آنها نیز باید به همین سرعت رشد و گسترش پیدا کند، بنابراین برای یک شرکت بهبود و جایگزینی سیستم های قدیمی امری ضروری و اجتناب ناپذیر می باشد. پیشرفت کلی و همه جانبه در تجارت و تکنولوژی موجب گسترش روزافزون شرکت ها و قدرتمند شدن آنها شده است. مفهوم درست سرمایه داری و اقتصاد کنترل شده، ترکیب شدن و یکپارچگی می باشد.
در ابتدا شرکت ها، جزایر اتوماسیون را به وجود آوردند. عملکرد این سیستم ها بدین گونه بود که از سیستم های متفاوتی تشکیل شده بودند که با فرآیندهای تجاری متفاوت کار می کردند و آنها را مدیریت می کردند و هر سیستم مستقل از دیگری کار می کرد. البته گاهی اوقات این سیستم ها به صورت یکپارچه هم کار می کردند. مجموع هزینه های سازمانی نگهداری این سیستم های جزیره ای در طول یک سال از نصب سیستم های جدید بیشتر می شد و شرکت ها مجبور به صرف هزینه های بیشتری نسبت به نصب سیستم های جدید بودند. از این رو شرکت ها روی به نصب سیستم های جدید و یکپارچه آوردند.
برنامه ریزی منابع سازمانی به طور عمده در پرداختن به کسب و کار و یا پروژه به گونه ای فعال به منظور به حداقل رساندن تهدیدات و به حداکثر رساندن فرصت ها و همچنین بهینه سازی دستیابی به اهداف تمرکز دارد.
سیستم های ERP در حال حاضر تشکیل زیرساخت های مهم تکنولوژیکی برای سیستم های حسابداری و کنترل مدیریت در سازمانها می باشند. سیستم های ERP ، در حالی که سیستم های حسابداری خالص نیستند، ولی به طور متمرکز محدود و ساخته شده توسط فرایند های برنامه ریزی و کنترل سایبرنتیک می باشند که در این روش کنترل مدیریت و فناوری اطلاعات ادعا شده است که جدایی ناپذیر است.
این سیستم امکان مقابله با رقابت و پاسخگویی به نیازمندی های روزافزون مشتریان سازمان را از طریق تسهیل مدیریت موثر واحدهای مختلف سازمان، افزایش سرعت ارائه خدمات و کالاها، بهبود ارائه خدمات به مشتریان، افزایش چابکی و بهره وری، افزایش کیفیت محصولات و هماهنگ نمودن تقاضا، عرضه و تولید و استانداردسازی فرآیندهای سازمان فراهم آورده و متعاقبا منجر به بهبود قابلیت رقابت سازمان می گردد.
به کار گیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک فعالیت با هزینه بسیار بالا است که نسبت قابل توجهی از منابع سازمان را دربر می گیرد. همچنین، این فعالیت دارای درجه ریسک و عدم اطمینان زیادی دارد؛ زیرا اگر یک خرید نادرست و مدیریت ناصحیح صورت پذیرد، می تواند به طور معکوس در حوزه های مختلف و در سطوح گوناگونی بر سازمان تاثیر بگذارد و در بعضی مواقع عملیات اساسی سازمان و حتى موجودیت سازمان را به مخاطره اندازد.
از عوامل کلیدی در اجرای موفق ERP در سازمان عبارت است از: همخوانی با کارکرد سازمانی، حفظ هدف، گروه پژوهشی، پشتیبانی مدیریت، مشاوران، آمادگی سازمانی، آموزش، برنامه ریزی و آزمون کافی و عوامل مهم نحوه برخورد با گستردگی سازمان، توسعه و بودجه هستند.
ماژول های حسابداری مالی در ERP
ماژول های حسابداری همه تراکنش های مالی را گزارش می کند و این گزارش ها در دفتر کل منعکس می شوند. در درون سیستم های حسابداری مالی زیر سیستم های حساب های دریافتنی وجود دارد که این ماژول عهده دار فعالیت های مالی سیستم فروش می باشد. زیر سیستم های حساب های پرداختنی كلیه پرداخت ها به تامین کنندگان شامل پرداخت های بین المللی و اخذ تخفیف ها را شامل می شود. شکل شماره (۳) ارتباطات اطلاعاتی سیستم حساب های دریافتنی با سایر سیستم ها را نشان می دهد.
دیاگرام ارتباطات اطلاعاتی سیستم حساب های دریافتنی با سایر سیستم ها
عکس العمل تحلیل گران مالی به طرح های پیاده سازی سیستم ERP
بر اساس بررسی های صورت گرفته توسط هانتن، مک وین و وایر بر روی ۶۳ تحلیل گر مالی مشخص شده است که سهم عمده ای از تحلیل گران مالی حرفه ای معتقدند که پیاده سازی سیستم ERP یک ارزش افزوده برای شرکت ایجاد می کند که این مسئله را باید تحلیل های بنیادی شرکت لحاظ کرد.
نتایج تجربی این مطالعه نشان می دهد که اخبار پیاده سازی سیستم های ERP، در پیش بینی سودها اثر مثبت داشته است. ليكن تحلیل گران مالی واکنش خود به اخبار پیاده سازی سیستم ERP را بر اساس اندازه و میزان سلامت مالی شرکت تعدیل می کنند.
تحلیل گران مالی حرفه ای که با دید ژرف تری به اقتصاد و عمق ساختار شرکت ها می نگرند، از اثر متغیرهای توصیف کننده فرهنگ مالی غافل نمی شوند. زیرا براساس یک مطالعه تجربی که بر روی برخی شرکت های بزرگ ۱۰ کشور اروپایی (استفاده کننده از نرم افزارهای ERP) انجام شده است، نشان می دهد که عوامل فرهنگی در سطح ملی، یک نفوذ قابل ملاحظه روی میزان فراست در نوآوری و اقتباس صحیح از این سیستم داشته است.
مزایای ایجاد شده در حسابداری حاصل از پذیرش سیستم ERP
از مهم ترین مزایای حسابداری در نتیجه پذیرش سیستم ERP، افزایش انعطاف پذیری در تولید اطلاعات، افزایش یکپارچه سازی برنامه های کاربردی، بهبود کیفیت گزارش ها و صورت حساب ها، بهبود تصمیم گیری بر اساس اطلاعات حسابداری قابل اتکا و به موقع، کاهش زمان برای افشای گزارش های سالانه است.
در جدول شماره (3) برخی از مزایای ایجاد شده ERP برای حسابداران طبق نظر محققین مختلف آورده شده است.
مزایای ایجاد شده ERP برای حسابداران
چالش های پیش روی در پیاده سازی سیستم ERP
مشکلات اصلی موجود در یک سیستم ERP را می توان در شش مورد خلاصه کرد:
1. زمان بر بودن اجرا و پیاده سازی سیستم ERP.
2. گران و پر هزینه بودن اجرا و پیاده سازی سیستم ERP .
3. ایجاد تطابق و هم شکلی میان ماژول های سازمان؛
4. به وجود آمدن وابستگی به تأمین کنندگان سیستم؛
5. امکانات و پیچیدگی های ماژول های ERP؛
6. گسترش روند تجاری سازمان و نیاز به بروز رسانی منظم سیستم ERP
بحث و نتیجه گیری
ورود سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به شرکت ها باعث تغییراتی در سیستم حسابداری آنها می شود. پیاده سازی سیستم ERP می تواند بر قابلیت اتکای اطلاعات حسابداری و مربوط بودن آنها تاثیر گذاشته و بدین وسیله برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. از دیدگاه حسابرسی، سیستم های ERP فرصت های جدید و همچنین چالش های جدید را ایجاد کرده اند.
از یک سو، استفاده از سیستم باعث افزایش شفافیت در فرآیندهای کسب و کار می شود و از بین بردن نیاز به کنترل برای اطمینان از صحت و صحت داده ها در هنگام انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم بعدی است. از سوی دیگر، پیچیدگی یک سیستم ERP خطرات اضافی را در هر دو مرحله اجرایی و عملیاتی ایجاد می کند. همچنین سیستم ERP از طریق گزارشگری سریع و صحیح می تواند به اثربخشی کنترل های داخلی کمک کند.
با توجه به آنکه سیستم ERP در ایران هنوز در بسیاری از شرکت ها اجرا نمی شود و از طرفی هم مطالعات در خصوص تاثیر پیاده سازی سیستم ERP در حوزه حسابداری و حسابرسی بسیار اندک می باشد، لزوم توجه به آن به صورت گسترده تر و جامع تر توصیه می شود. بنابراین به محققان پیشنهاد می شود که در تحقیقات آتی به بررسی موارد ذیل بپردازند.
• بررسی چالش های پیش روی حسابرسان هنگام حسابرسی در شرکت هایی که سیستم ERP در آنها پیاده سازی می شود و ارائه راهکارهایی برای مقابله با آنها .
• بررسی سیستم ERP به صورت موردی در یک شرکت خاص و استخراج مزایای پیاده سازی آن و تعمیم آن به شرکت های مشابه.
